Станом на 8 січня 2026 року Міністерство сім’ї та соціальної політики (MRPiPS) запустило новий модуль на порталі praca.gov.pl, який дозволяє укладати повністю електронні контракти з працівниками та підрядниками. Система дозволяє віддалене підписання контрактів, ведення електронних особових справ і автоматичну реєстрацію в ZUS – без необхідності особистих зустрічей та паперової документації. 

Які контракти можна укладати в електронному вигляді?

 
Новий модуль дозволяє укладати:

• Трудові контракти,
• Контракти на виконання завдань,
• Контракти з няньками.

Система ще не охоплює інші форми зайнятості (наприклад, контракти на виконання конкретних робіт).
 

Чи є обов’язковим використання системи?

 Ні – це добровільне рішення. Роботодавці та працівники досі можуть укладати контракти в паперовій формі або іншим електронним способом. Проте новий модуль забезпечує зручну та повністю інтегровану альтернативу.
 

Технічні вимоги

 Щоб скористатися системою, обидві сторони (роботодавець і працівник/підрядник) повинні мати:

• Довірений профіль (ePUAP) або
• Кваліфікований електронний підпис (наприклад, через додаток mObywatel або інший сертифікований підпис).

Вхід здійснюється виключно за допомогою цих інструментів верифікації особи.
 

Процедура укладення трудового контракту онлайн – крок за кроком

1. Увійти до системи Роботодавець та працівник/підрядник входять на портал praca.gov.pl, використовуючи свій довірений профіль або електронний підпис.
2. Вибір шаблону контракту Система надає готові, юридично коректні шаблони контрактів (трудові, на виконання завдань або для няньок).
3. Заповнення даних Сторони спільно або послідовно заповнюють необхідні поля: особисті дані, умови працевлаштування, винагорода, терміни тощо.
4. Підписання контракту Обидві сторони надають свої електронні підписи (довірений профіль або кваліфікований підпис).
5. Автоматичні дії системи
6. Генеруються електронні особові справи, 
7. Контракт автоматично реєструється в ZUS (в межах, необхідних для страхування),
8.  Документ безпечно архівується в системі.

Після завершення процесу обидві сторони отримують доступ до підписаного контракту та електронних файлів.
 

Головні переваги нової системи

• Здорове працевлаштування, не виходячи з дому → особливо корисно для віддаленого набору або працівників з інших локацій.
• Ліквідація паперової документації → немає потреби у друкуванні, зберіганні папок та фізичному перенесенні документів.
• Автоматизація реєстрацій до ZUS → зменшує ризик помилок та адміністративних затримок.
• Готові шаблони → полегшують правильну формулювання контракту та знижують ризик формальних помилок.
• Економія часу та коштів → як для роботодавців, так і для працівників.

Підсумок

 Модуль електронних контрактів на praca.gov.pl є важливим кроком у цифровізації HR-процесів у Польщі. З 8 січня 2026 року роботодавці та працівники отримали зручний, безпечний та повністю відповідний інструмент для укладення ключових трудових контрактів. Варто розглянути його впровадження, особливо у компаніях, що проводять віддалений набір або зосереджені на цифровій адміністрації.
 
Джерело інформації: портал kadry.infor.pl (станом на січень 2026 року) та оголошення MRPiPS. Рекомендуємо слідкувати за актуальною інформацією на офіційному веб-сайті praca.gov.pl.