Od 8 stycznia 2026 roku Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej (MRPiPS) uruchomiło nowy moduł na portalu praca.gov.pl, który umożliwia całkowicie elektroniczne zawieranie wybranych umów z pracownikami i zleceniobiorcami. System pozwala na zdalne podpisywanie umów, prowadzenie elektronicznych akt osobowych oraz automatyczne zgłoszenia do ZUS – bez konieczności spotkań osobistych i papierowej dokumentacji.
Jakie umowy można zawierać elektronicznie?
Nowy moduł umożliwia zawieranie:
- Umów o pracę,
- Umów zlecenia,
- Kontraktów z nianiami.
System nie obejmuje na razie innych form zatrudnienia (np. umów o dzieło).
Czy korzystanie z systemu jest obowiązkowe?
Nie – jest to rozwiązanie dobrowolne. Pracodawcy i pracownicy mogą nadal zawierać umowy w formie papierowej lub w inny sposób elektroniczny. Nowy moduł stanowi jednak wygodną i w pełni zintegrowaną alternatywę.
Wymagania techniczne
Do korzystania z systemu obie strony (pracodawca i pracownik/zleceniobiorca) muszą posiadać:
- Profil zaufany (ePUAP) lub
- Kwalifikowany podpis elektroniczny (np. poprzez aplikację mObywatel lub inny certyfikowany podpis).
Logowanie odbywa się wyłącznie za pomocą tych narzędzi weryfikacji tożsamości.
Procedura zawierania umowy o pracę online – krok po kroku
- Logowanie do systemu Pracodawca i pracownik/zleceniobiorca logują się na portalu praca.gov.pl za pomocą profilu zaufanego lub podpisu elektronicznego.
- Wybór szablonu umowy System udostępnia gotowe, zgodne z przepisami szablony umów (o pracę, zlecenia lub z nianią).
- Wypełnienie danych Strony wspólnie lub kolejno uzupełniają wymagane pola: dane osobowe, warunki zatrudnienia, wynagrodzenie, termin itp.
- Podpisanie umowy Obie strony składają podpis elektroniczny (profil zaufany lub kwalifikowany podpis).
- Automatyczne działania systemu
- Generowane są elektroniczne akta osobowe,
- Umowa jest automatycznie zgłaszana do ZUS (w zakresie wymaganym dla ubezpieczeń),
- Dokument zostaje bezpiecznie zarchiwizowany w systemie.
Po zakończeniu procesu obie strony otrzymują dostęp do podpisanej umowy i elektronicznych akt.
Główne korzyści z nowego systemu
- Zdrowe zatrudnienie bez wychodzenia z domu → szczególnie przydatne przy rekrutacji zdalnej lub pracowników z innych miejscowości.
- Eliminacja papierowej dokumentacji → brak potrzeby drukowania, przechowywania segregatorów i fizycznego przekazywania dokumentów.
- Automatyzacja zgłoszeń do ZUS → zmniejsza ryzyko błędów i opóźnień administracyjnych.
- Gotowe szablony → ułatwiają prawidłowe sformułowanie umowy i ograniczają ryzyko błędów formalnych.
- Oszczędność czasu i kosztów → zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
Podsumowanie
Moduł elektronicznych umów na praca.gov.pl to ważny krok w cyfryzacji procesów kadrowych w Polsce. Od 8 stycznia 2026 roku pracodawcy i pracownicy zyskali wygodne, bezpieczne i w pełni zgodne z prawem narzędzie do zawierania kluczowych umów zatrudnienia. Warto rozważyć jego wdrożenie, zwłaszcza w firmach prowadzących rekrutacje zdalne lub stawiających na cyfrową administrację.
Źródło informacji: Portal kadry.infor.pl (stan na styczeń 2026) oraz komunikaty MRPiPS. Zalecamy śledzenie aktualnych informacji na oficjalnej stronie praca.gov.pl.