🔹 Wprowadzenie
Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy i może być wykonywana:
- w pełni zdalnie,
- w trybie hybrydowym (częściowo zdalnie),
- okazjonalnie (do 24 dni rocznie).
Aby firma mogła skutecznie zarządzać tą formą zatrudnienia, potrzebna jest polityka pracy zdalnej – w formie regulaminu, porozumienia lub polecenia.
🔸 1. Podstawa prawna
- Kodeks pracy, art. 67¹–67¹⁹ (praca zdalna)
- Rozporządzenie w sprawie BHP przy pracy zdalnej (Dz.U. 2023 poz. 471)
- RODO i ochrona danych – obowiązki pracodawcy
🔸 2. Kiedy wymagana jest polityka pracy zdalnej?
Obowiązek opracowania polityki pracy zdalnej (regulaminu lub porozumienia) powstaje, gdy:
✅ Praca zdalna ma charakter regularny (stały lub hybrydowy),
✅ Firma zatrudnia więcej niż 1 osobę na pracy zdalnej,
✅ Pracodawca chce formalnie określić zasady, sprzęt, rozliczenia i procedury BHP.
📌 Nie jest wymagany regulamin w przypadku pracy okazjonalnej – do 24 dni w roku, na wniosek pracownika.
🔸 3. Elementy polityki pracy zdalnej
✅ Obowiązkowe (zgodnie z KP):
- Zasady wykonywania pracy zdalnej (miejsca, forma, dni tygodnia)
- Sposób uzgadniania warunków i zasad komunikacji
- Obowiązki pracodawcy i pracownika
- Zasady kontroli wykonywania pracy i BHP
- Zasady ochrony danych osobowych (RODO)
- Zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej, w tym:
- energia elektryczna,
- Internet,
- eksploatacja sprzętu (ryczałt lub zwrot kosztów)
- Szczególne zasady BHP – zgodnie z rozporządzeniem
🔸 4. Dodatkowe zalecane elementy
- Warunki cofnięcia zgody na pracę zdalną,
- Zasady raportowania pracy,
- Odpowiedzialność za sprzęt służbowy,
- Polityka cyberbezpieczeństwa (np. VPN, blokada ekranu, nieprzekazywanie hasła),
- Obowiązek zgłoszenia awarii sprzętu lub sieci,
- Wytyczne ergonomii stanowiska domowego.
🔸 5. Przykładowy wzór zapisu (fragment)
Regulamin pracy zdalnej – fragment§ 3. Miejsce wykonywania pracy zdalnej
Praca zdalna wykonywana jest w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, wskazanym przez pracownika (np. miejsce zamieszkania).§ 5. Zasady rozliczania kosztów
Pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 50 zł miesięcznie, tytułem zwrotu kosztów energii i Internetu.§ 8. Obowiązki w zakresie ochrony danych
Pracownik zobowiązany jest do korzystania wyłącznie ze sprzętu udostępnionego przez pracodawcę, chronionego hasłem i aktualnym oprogramowaniem antywirusowym.
📌 Całość regulaminu powinna być zatwierdzona i przekazana pracownikowi na piśmie lub w formie elektronicznej (np. system kadrowy, e-mail).
🔸 6. Konsultacja ze związkami lub porozumienie z pracownikami
- Jeśli w zakładzie działa związek zawodowy, regulamin pracy zdalnej wymaga konsultacji,
- Jeśli nie – można wprowadzić go samodzielnie albo zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem (np. jako załącznik do umowy lub aneks).
📚 Podstawa prawna
- Kodeks pracy, art. 67¹–67¹⁹
- Rozporządzenie MRiPS z 6 marca 2023 r. ws. BHP przy pracy zdalnej
- RODO (GDPR) – ochrona danych osobowych
- Orzecznictwo SN i PIP – wytyczne praktyczne