🔹 Wprowadzenie

 Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna jest uregulowana w Kodeksie pracy i może być wykonywana:

• w pełni zdalnie,
• w trybie hybrydowym (częściowo zdalnie),
• okazjonalnie (do 24 dni rocznie).

Aby firma mogła skutecznie zarządzać tą formą zatrudnienia, potrzebna jest polityka pracy zdalnej – w formie regulaminu, porozumienia lub polecenia.
 

🔸 1. Podstawa prawna

• Kodeks pracy, art. 67¹–67¹⁹ (praca zdalna)
• Rozporządzenie w sprawie BHP przy pracy zdalnej (Dz.U. 2023 poz. 471)
• RODO i ochrona danych – obowiązki pracodawcy

🔸 2. Kiedy wymagana jest polityka pracy zdalnej?

 Obowiązek opracowania polityki pracy zdalnej (regulaminu lub porozumienia) powstaje, gdy:
✅ Praca zdalna ma charakter regularny (stały lub hybrydowy),
✅ Firma zatrudnia więcej niż 1 osobę na pracy zdalnej,
✅ Pracodawca chce formalnie określić zasady, sprzęt, rozliczenia i procedury BHP.
📌 Nie jest wymagany regulamin w przypadku pracy okazjonalnej – do 24 dni w roku, na wniosek pracownika.
 

🔸 3. Elementy polityki pracy zdalnej

✅ Obowiązkowe (zgodnie z KP):

1. Zasady wykonywania pracy zdalnej (miejsca, forma, dni tygodnia)
2. Sposób uzgadniania warunków i zasad komunikacji
3. Obowiązki pracodawcy i pracownika
4. Zasady kontroli wykonywania pracy i BHP
5. Zasady ochrony danych osobowych (RODO)
6. Zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej, w tym:
   • energia elektryczna,
   • Internet,
   • eksploatacja sprzętu (ryczałt lub zwrot kosztów)
7. Szczególne zasady BHP – zgodnie z rozporządzeniem

🔸 4. Dodatkowe zalecane elementy 

• Warunki cofnięcia zgody na pracę zdalną,
• Zasady raportowania pracy,
• Odpowiedzialność za sprzęt służbowy,
• Polityka cyberbezpieczeństwa (np. VPN, blokada ekranu, nieprzekazywanie hasła),
• Obowiązek zgłoszenia awarii sprzętu lub sieci,
• Wytyczne ergonomii stanowiska domowego.

🔸 5. Przykładowy wzór zapisu (fragment)

Regulamin pracy zdalnej – fragment§ 3. Miejsce wykonywania pracy zdalnej
 Praca zdalna wykonywana jest w miejscu uzgodnionym z pracodawcą, wskazanym przez pracownika (np. miejsce zamieszkania).§ 5. Zasady rozliczania kosztów
 Pracownik otrzymuje ryczałt w wysokości 50 zł miesięcznie, tytułem zwrotu kosztów energii i Internetu.§ 8. Obowiązki w zakresie ochrony danych
 Pracownik zobowiązany jest do korzystania wyłącznie ze sprzętu udostępnionego przez pracodawcę, chronionego hasłem i aktualnym oprogramowaniem antywirusowym.

📌 Całość regulaminu powinna być zatwierdzona i przekazana pracownikowi na piśmie lub w formie elektronicznej (np. system kadrowy, e-mail).
 

🔸 6. Konsultacja ze związkami lub porozumienie z pracownikami

• Jeśli w zakładzie działa związek zawodowy, regulamin pracy zdalnej wymaga konsultacji,
• Jeśli nie – można wprowadzić go samodzielnie albo zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem (np. jako załącznik do umowy lub aneks).

📚 Podstawa prawna

• Kodeks pracy, art. 67¹–67¹⁹
• Rozporządzenie MRiPS z 6 marca 2023 r. ws. BHP przy pracy zdalnej
• RODO (GDPR) – ochrona danych osobowych
• Orzecznictwo SN i PIP – wytyczne praktyczne