🔹 Вступ

 Відсутність працівника на роботі не завжди означає порушення обов'язків - важливо, чи є вона обґрунтованою відповідно до нормативних актів. Роботодавець зобов'язаний належним чином класифікувати відсутності в кадровій документації та записи про робочий час, а неправильний облік може призвести до формальних та фінансових наслідків.
 

🔸 1. Що таке обґрунтована відсутність?

 Це будь-яка відсутність на роботі, яка була:

• повідомлена роботодавцеві у встановлений термін,
• підтверджена відповідним документом (наприклад, L4, повістка, декларація),
• і входить до каталогу, визнаного законодавчими нормами або внутрішніми правилами компанії.

🔸 2. Приклади обґрунтованих відсутностей

Хвороба або догляд за дитиною - e-ZLA (L4)
Відпустка - Затверджена заява на відпустку
Відпустка на вимогу - Повідомлення перед виходом на роботу
Безоплатна відпустка - Згода роботодавця + письмова заява
Декретна/батьківська/батьківська відпустка - Свідоцтво про народження, заява, e-ZLA
Спеціальна відпустка (наприклад, смерть близького родича) - Декларація/свідоцтво про смерть
Повістка до суду/офісу/на здачу крові - Повістка, довідка з установи
Прогресивний страйк - Протокол, інформація від профспілки

 
📌 У разі обґрунтованої безоплатної відсутності, такої як безоплатна відпустка, в облікових записах про робочий час фіксується “обґрунтована відсутність - безоплатна”.
 

🔸 3. Термін повідомлення про причину відсутності

Відповідно до § 2 постанови MPiPS від 15 травня 1996 року:

Працівник повинен повідомити роботодавця про причину відсутності не пізніше другого дня її тривалості.

📌 Невиконання повідомлення в зазначений термін може призвести до класифікації відсутності як необґрунтованої, якщо не було об'єктивних перешкод.
 

🔸 4. Необґрунтована відсутність - коли вона виникає?

 Ми стикаємося з цим, коли:

• працівник не вийшов на роботу без надання причин,
• не повідомив роботодавця у встановлений термін,
• відпустка була відмовлена, і працівник все ще не з'явився на роботу.

🔸 5. Наслідки необґрунтованої відсутності 

⚠️ Для працівника:

• Без оплату за цей день/дні,
• Можливість накладення дисциплінарного стягнення (ст. 108 Кодексу праці),
• Ризик класифікації поведінки як серйозного порушення обов'язків працівника (ст. 52 Кодексу праці),
• Втрата права на лікарняні, якщо відсутність класифікується як необґрунтована.

📄 Для роботодавця:

• Обов'язок задокументувати і обґрунтувати класифікацію в документації обліку робочого часу,
• Необхідність правильно розрахувати заробітну плату та винагороди,
• Можливість розірвання контракту або його термінового розірвання.

🔸 6. Як документувати відсутності?

Заява на відпустку - Відпустка, безоплатні відпустки
e-ZLA - Лікарняний
Декларація працівника - Несподівані ситуації, особливі обставини
Довідка з офісу/суду - Відсутність з формальних причин
Контрольний протокол - У разі необґрунтованої відсутності


 

🔸 7. Записи в облікових записах про робочий час

• “U” – відпустка,
• “Z” – лікарняний,
• “NB” – обґрунтована безоплатна відсутність,
• “NU” – необґрунтована відсутність.

📚 Правова база:

• Кодекс праці, ст. 211, ст. 108, ст. 52
• Постанова MPiPS від 15 травня 1996 року про обґрунтування відсутностей на роботі (Вісник законів 1996 № 60, ст. 281)