🔹 Wprowadzenie
Nieobecność pracownika w pracy nie zawsze oznacza naruszenie obowiązków – kluczowe jest to, czy jest ona usprawiedliwiona zgodnie z przepisami. Pracodawca ma obowiązek odpowiednio klasyfikować absencje w dokumentacji kadrowej i ewidencji czasu pracy, a błędne rozliczenie może prowadzić do konsekwencji zarówno formalnych, jak i finansowych.
🔸 1. Czym jest nieobecność usprawiedliwiona?
To każda nieobecność w pracy, która została:
- zgłoszona pracodawcy w wymaganym terminie,
- potwierdzona odpowiednim dokumentem (np. L4, wezwanie, oświadczenie),
- i która mieści się w katalogu uznanym przez przepisy prawa lub regulamin zakładu.
🔸 2. Przykłady nieobecności usprawiedliwionych
Choroba lub opieka nad dzieckiem - e-ZLA (L4)
Urlop wypoczynkowy - Zatwierdzony wniosek urlopowy
Urlop na żądanie - Zgłoszenie przed rozpoczęciem pracy
Urlop bezpłatny - Zgoda pracodawcy + pisemny wniosek
Urlop macierzyński / rodzicielski / ojcowski - Akt urodzenia, wniosek, e-ZLA
Urlop okolicznościowy (np. śmierć bliskiego) - Oświadczenie / akt zgonu
Wezwanie do sądu / urzędu / krwiodawstwo - Wezwanie, zaświadczenie z instytucji
Strajk legalny - Protokół, informacja z organizacji związkowej
📌 W przypadku nieobecności usprawiedliwionej niepłatnej, np. urlopu bezpłatnego, wpisuje się „nieobecność usprawiedliwiona – niepłatna” w ewidencji czasu pracy.
🔸 3. Termin zawiadomienia o przyczynie nieobecności
Zgodnie z § 2 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996 r.:
Pracownik powinien poinformować pracodawcę o przyczynie nieobecności nie później niż w drugim dniu jej trwania.
📌 Brak zgłoszenia w terminie może spowodować zakwalifikowanie nieobecności jako nieusprawiedliwionej, chyba że wystąpiły obiektywne przeszkody.
🔸 4. Nieobecność nieusprawiedliwiona – kiedy występuje?
Mamy z nią do czynienia, gdy:
- pracownik nie stawił się do pracy bez podania przyczyny,
- nie poinformował pracodawcy w wymaganym terminie,
- odmówiono zgody na urlop, a pracownik mimo to nie pojawił się w pracy.
🔸 5. Skutki nieusprawiedliwionej nieobecności
⚠️ Dla pracownika:
- Brak wynagrodzenia za ten dzień/dni,
- Możliwość nałożenia kary porządkowej (art. 108 KP),
- Ryzyko uznania zachowania za ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych (art. 52 KP),
- Utrata prawa do zasiłku chorobowego, jeśli nieobecność została zakwalifikowana jako nieusprawiedliwiona.
📄 Dla pracodawcy:
- Obowiązek ewidencji i uzasadnienia klasyfikacji w dokumentacji czasu pracy,
- Konieczność prawidłowego wyliczenia listy płac i wynagrodzenia,
- Możliwość wypowiedzenia umowy lub jej rozwiązania w trybie natychmiastowym.
🔸 6. Jak dokumentować nieobecności?
Wniosek urlopowy - Urlopy wypoczynkowe, bezpłatne
e-ZLA - Zwolnienie lekarskie
Oświadczenie pracownika - Nagłe sytuacje, okolicznościowe
Zaświadczenie z urzędu/sądu - Nieobecność z przyczyn formalnych
Protokół kontroli - W przypadku nieobecności nieusprawiedliwionej
🔸 7. Wpisy do ewidencji czasu pracy
- „U” – urlop wypoczynkowy,
- „Z” – zwolnienie lekarskie,
- „NB” – nieobecność usprawiedliwiona niepłatna,
- „NU” – nieobecność nieusprawiedliwiona.
📚 Podstawa prawna:
- Kodeks pracy, art. 211, art. 108, art. 52
- Rozporządzenie MPiPS z 15 maja 1996 r. w sprawie usprawiedliwiania nieobecności w pracy (Dz.U. 1996 nr 60 poz. 281)