З впровадженням Національної системи електронних рахунків (KSEF) усі підприємства-капіталісти, такі як товариства з обмеженою відповідальністю, акціонерні товариства та товариства з обмеженою акціонерною відповідальністю, повинні підготуватися до обов'язкового використання цієї системи. Новий графік вводить зобов'язання поступово: 

- з 1 лютого 2026 року для великих підприємців, чий обсяг продажу (разом із податком) перевищив 200 мільйонів злотих у 2024 році, та 

- з 1 квітня 2026 року для інших активних платників ПДВ. 

З цих дат KSEF стане єдиним способом видачі та отримання структурованих рахунків для відповідних суб'єктів. Процес отримання доступу простий, але вимагає кількох формальних кроків, зокрема реєстрації в податковій службі. У цій статті з нашої бази знань ми пояснюємо, як це зробити крок за кроком. Якщо вам потрібна допомога, наша команда доступна – зв'яжіться з нами! 

Що таке KSEF і чому це важливо для вашої компанії?

 KSEF – це центральна система Міністерства фінансів, яка автоматизує процеси виставлення рахунків, підвищує безпеку транзакцій і полегшує розрахунки з ПДВ. Для компаній це означає обов'язок надсилати та отримувати електронні рахунки у форматі XML безпосередньо в систему. Переваги? Швидші розрахунки, зменшення ризику помилок та повна цифровізація бухгалтерії. Відсутність доступу після терміну (1 лютого або 1 квітня 2026 року, залежно від розміру компанії) може призвести до адміністративних штрафів. Рекомендуємо розпочати підготовку зараз, щоб уникнути спішки перед термінами.
 

Передумови перед отриманням доступу

 Перед тим, як розпочати процес, переконайтеся, що ваша компанія відповідає основним вимогам:

• Наявність NIP компанії: Це основний ідентифікатор у системі.
• Кваліфікований електронний печатка: Рекомендується для компаній – він повинен бути виданий на NIP компанії та використовуватися для підписання документів. Вартість: близько 300–500 злотих на рік (в залежності від постачальника, наприклад, EuroCert).
• Довірений профіль або ePUAP: Корисний для входу, але для компаній не завжди достатній самостійно.
• Уповноважена особа: Президент, бухгалтер або інший працівник з довіреністю на представлення компанії.

Примітка: Для індивідуальних підприємців (JDG) та малих компаній процес є простішим (без ZAW-FA), але для капітальних компаній форма ZAW-FA є вирішальною, особливо якщо ваша компанія підпадає під обов'язок з 1 лютого або 1 квітня 2026 року.
 

Кроки для отримання доступу до KSEF – покрокова інструкція

 Ось детальний план дій. Увесь процес зазвичай займає 7–14 днів, залежно від податкової служби. Пам'ятайте про наближаючі терміни: 1 лютого 2026 року для великих компаній і 1 квітня 2026 року для менших – подавайте заявку заздалегідь.
 

Крок 1: Отримайте кваліфікований електронний печатка

• Виберіть сертифікованого постачальника (наприклад, EuroCert, Certum або Asseco).
• Замовте печатку на NIP компанії – процес онлайн, з перевіркою особи (наприклад, відеоперевірка).
• Отримавши печатку, встановіть програмне забезпечення для її управління (наприклад, Adobe Sign або спеціалізований інструмент від постачальника).

Крок 2: Заповніть та подайте форму ZAW-FA

• Завантажте форму ZAW-FA з веб-сайту Міністерства фінансів (доступно на gov.pl).
• Заповніть дані компанії: NIP, REGON, назву, адресу та дані особи, уповноваженої для KSEF (ім'я, прізвище, PESEL, електронна пошта).
• Подайте форму до відповідного податкового офісу: 
• В електронному вигляді: Через ePUAP або Податковий портал (використовуйте Довірений профіль).
• У паперовій формі: Особисто або поштою. 
• Офіс підтвердить заявку протягом 3–7 робочих днів. Ви отримаєте номер для доступу.

Порада: Якщо компанія вже має доступ через Довірений профіль, ZAW-FA розширює його за допомогою електронної печатки. Це особливо важливо для компаній, які наближаються до термінів у лютому чи квітні 2026 року.
 

Крок 3: Увійдіть до КСЕФ для платників податків

• Перейдіть на веб-сайт ksef.podatki.gov.pl.
• Натисніть "КСЕФ для платників податків – увійти".
• Введіть NIP компанії та виберіть метод аутентифікації:
  • Довірений профіль (ePUAP) – безкоштовний і швидкий, але обмежений лише читанням, ідеально підходить для тестування та менших компаній.
  • Кваліфікований підпис або електронна печатка – надає повний доступ і безпеку, рекомендується для капітальних компаній.
  • Сертифікат КСЕФ (якщо отриманий) – призначений для системи, вимагає ZAW-FA і найкраще підходить для великих компаній з ІТ-інтеграцією.
• Після першого входу система призначить компанії унікальний ідентифікатор.

Крок 4: Надати права користувачам

• У панелі KSEF перейдіть в розділ "Права".
• Додайте користувачів (наприклад, бухгалтера з бухгалтерської служби): надайте їх NIP/PESEL, електронну пошту та обсяг прав (видача, отримання рахунків).
• Підпишіть авторизацію печаткою компанії.
• Користувач отримає електронний лист із посиланням для прийняття.

Як отримувати та видавати рахунки в KSEF?

 Після отримання доступу:

• Видача: Використовуйте XML-структуру (готові шаблони на сайті KSEF) та надсилайте через API або веб-інтерфейс.
• Отримання: Рахунки автоматично надходять до поштової скриньки KSEF – завантажте їх у форматі JPK_FA.
• Інтеграція з бухгалтерськими системами (наприклад, Comarch, Sage): Можлива через API, що полегшує роботу нашого офісу. З 1 лютого та 1 квітня 2026 року ці процеси стануть обов'язковими для відповідних компаній.

Загальні помилки та поради 

• Помилка № 1: Відсутність печатки на NIP компанії – пам'ятайте, що особиста печатка недостатня.
• Помилка № 2: Затримка з ZAW-FA – подайте її якомога швидше, навіть якщо KSEF ще не є обов'язковою; терміни 1 лютого та 1 квітня 2026 року наближаються швидко.
• Тестуйте систему: Відразу після отримання доступу спробуйте надіслати тестові рахунки в пісочниці.
• Безпека: Використовуйте тільки офіційні сайти gov.pl, щоб уникнути фішингу.

Як ми можемо допомогти вам в бухгалтерії?

 Наш офіс пропонує повну допомогу: від підготовки ZAW-FA до отримання печатки та інтеграції KSEF з вашою бухгалтерією. Зв'яжіться з нами, щоб записатися на безкоштовну консультацію. Разом ми забезпечимо готовність вашої компанії до термінів 1 лютого та 1 квітня 2026 року та революції в електронному виставленні рахунків!
 
Джерела: Офіційні рекомендації Міністерства фінансів та портали gov.pl.