С внедрением Национальной системы электронных инвойсов (KSEF) все капиталовложенные компании, такие как общества с ограниченной ответственностью, акционерные компании и ограниченные теневые партнерства, должны подготовиться к обязательному использованию этой системы. Новый график вводит обязательства поэтапно: 

- с 1 февраля 2026 года для крупных предпринимателей, чья стоимость продаж (включая налоги) превышала 200 миллионов злотых в 2024 году, и 

- с 1 апреля 2026 года для остальных активных налогоплательщиков НДС. 

С этих дат KSEF станет единственным способом выдачи и получения структурированных инвойсов для затронутых субъектов. Процесс получения доступа прост, но требует выполнения нескольких формальных шагов, включая регистрацию в налоговой службе. В этой статье из нашей базы знаний мы объясняем, как сделать это шаг за шагом. Если вам нужна поддержка, наша команда готова помочь – свяжитесь с нами! 

Что такое KSEF и почему это важно для вашей компании?

 KSEF – это центральная система Министерства финансов, которая автоматизирует процессы выставления инвойсов, повышает безопасность транзакций и упрощает расчеты по НДС. Для компаний это означает обязательство отправлять и получать электронные инвойсы в формате XML напрямую в систему. Преимущества? Более быстрые расчеты, уменьшение риска ошибок и полная цифровизация бухгалтерского учета. Отсутствие доступа после крайнего срока (1 февраля или 1 апреля 2026 года, в зависимости от размера компании) может привести к административным наказаниям. Мы рекомендуем начать подготовку сейчас, чтобы избежать преждевременной спешки перед сроками.
 

Предварительные условия перед получением доступа

 Перед тем как начать процесс, убедитесь, что ваша компания соответствует основным требованиям:

• Наличие НИП компании: Это базовая идентификация в системе.
• Квалифицированная электронная печать: Рекомендуется для компаний – она должна быть выдана на НИП компании и использоваться для подписания документов. Стоимость: около 300-500 злотых в год (в зависимости от поставщика, например, EuroCert).
• Доверенный профиль или ePUAP: Полезно для входа, но для компаний этого не всегда достаточно само по себе.
• Уполномоченное лицо: Президент, бухгалтер или другой сотрудник с доверенностью представлять компанию.

Примечание: Для индивидуальных предпринимателей (JDG) и малых компаний процесс проще (без ZAW-FA), но для капитальных компаний форма ZAW-FA имеет решающее значение, особенно если ваша компания подлежит обязательству с 1 февраля или 1 апреля 2026 года.
 

Шаги для получения доступа к KSEF – пошаговое руководство

 Вот детальный план действий. Весь процесс обычно занимает от 7 до 14 дней в зависимости от налоговой службы. Учитывайте приближающиеся сроки: 1 февраля 2026 года для крупных компаний и 1 апреля 2026 года для меньших – подайте заявку заранее.
 

Шаг 1: Получите квалифицированную электронную печать

• Выберите сертифицированного поставщика (например, EuroCert, Certum или Asseco).
• Закажите печать на НИП компании – процесс производится онлайн с проверкой личности (например, видеопроверка).
• После получения печати установите программное обеспечение для ее управления (например, Adobe Sign или специальный инструмент от поставщика).

Шаг 2: Заполните и подайте форму ZAW-FA

• Скачайте форму ZAW-FA с сайта Министерства финансов (доступна на gov.pl).
• Заполните данные о компании: НИП, REGON, имя, адрес и данные уполномоченного лица для KSEF (имя, фамилия, PESEL, email).
• Подайте форму в соответствующую налоговую службу: 
• Электронно: Через ePUAP или Налоговый портал (используйте Доверенный профиль).
• В бумажной форме: Лично или по почте. 
• Офис подтвердит заявку в течение 3–7 рабочих дней. Вы получите номер ссылки для доступа.

Совет: Если у компании уже есть доступ через Доверенный профиль, ZAW-FA расширяет его с помощью электронной печати. Это особенно важно для компаний, приближающихся к срокам в феврале или апреле 2026 года.
 

Шаг 3: Войдите в приложение налогоплательщика KSEF

• Перейдите на сайт ksef.podatki.gov.pl.
• Нажмите "Приложение налогоплательщика KSeF – войти".
• Введите НИП компании и выберите способ аутентификации:
  • Доверенный профиль (ePUAP) – бесплатно и быстро, но ограничен только доступом для чтения, идеален для тестирования и меньших компаний.
  • Квалифицированная подпись или электронная печать – обеспечивает полный доступ и безопасность, рекомендуется для капиталовложенных компаний.
  • Сертификат KSeF (если получен) – предназначен для системы, требует ZAW-FA и лучше всего подходит для крупных компаний с интеграцией ИТ.
• После первого входа системе будет назначен уникальный идентификатор компании.

Шаг 4: Предоставьте разрешения пользователям

• В панели KSEF перейдите в раздел "Разрешения".
• Добавьте пользователей (например, бухгалтера из бухгалтерской фирмы): предоставьте их НИП/PESEL, email и объем прав (выдача, получение инвойсов).
• Подпишите авторизацию печатью компании.
• Пользователь получит электронное письмо со ссылкой для подтверждения.

Как получать и выдавать инвойсы в KSEF?

 После получения доступа:

• Выдача: Используйте структуру XML (готовые шаблоны на сайте KSEF) и отправляйте через API или веб-интерфейс.
• Получение: Инвойсы автоматически поступают в почтовый ящик KSEF – скачивайте их в формате JPK_FA.
• Интеграция с бухгалтерскими системами (например, Comarch, Sage): возможна через API, что облегчает работу нашего офиса. С 1 февраля и 1 апреля 2026 года эти процессы станут обязательными для соответствующих охватываемых компаний.

Распространенные ошибки и советы 

• Ошибка №1: Отсутствие печати на НИП компании – помните, что личная печать недостаточна.
• Ошибка №2: Задержка с ZAW-FA – подайте её как можно скорее, даже если KSEF еще не обязательна; сроки 1 февраля и 1 апреля 2026 года быстро приближаются.
• Проверьте систему: Сразу после получения доступа попробуйте отправить тестовые инвойсы в песочнице.
• Безопасность: Используйте только официальные сайты gov.pl, чтобы избежать фишинга.

Как мы можем помочь вам в бухгалтерской фирме?

 Наш офис предлагает полную помощь: от подготовки ZAW-FA, до получения печати и интеграции KSEF с вашей бухгалтерией. Свяжитесь с нами, чтобы назначить бесплатную консультацию. Вместе мы убедимся, что ваша компания готова к срокам 1 февраля и 1 апреля 2026 года и революции в области электронных инвойсов!
 
Источники: Официальные рекомендации Министерства финансов и порталов gov.pl.