Wraz z wdrażaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSEF), wszystkie spółki kapitałowe, takie jak spółki z o.o., akcyjne czy komandytowo-akcyjne, muszą przygotować się do obowiązkowego korzystania z tego systemu. Nowy harmonogram wprowadza obowiązek etapami: 

- od 1 lutego 2026 r. dla dużych przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, oraz 

- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników VAT czynnych. 

Od tych dat KSEF stanie się jedynym sposobem wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych dla objętych podmiotów. Proces uzyskania dostępu jest prosty, ale wymaga kilku formalnych kroków, w tym zgłoszenia do urzędu skarbowego. W tym artykule z naszej bazy wiedzy wyjaśniamy, jak to zrobić krok po kroku. Jeśli potrzebujecie wsparcia, nasz zespół jest do dyspozycji – skontaktujcie się z nami! 

Co to jest KSEF i dlaczego jest ważny dla Twojej spółki?

 KSEF to centralny system Ministerstwa Finansów, który automatyzuje procesy fakturowania, zwiększa bezpieczeństwo transakcji i ułatwia rozliczenia VAT. Dla spółek oznacza to obowiązek wysyłania i odbierania e-faktur w formacie XML bezpośrednio do systemu. Korzyści? Szybsze rozliczenia, mniejsze ryzyko błędów i pełna digitalizacja księgowości. Brak dostępu po terminie (1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r., w zależności od wielkości spółki) może skutkować karami administracyjnymi. Zalecamy rozpoczęcie przygotowań już teraz, aby uniknąć pośpiechu przed deadlinami.
 

Wymagania wstępne przed uzyskaniem dostępu

 Zanim zaczniesz proces, upewnij się, że Twoja spółka spełnia podstawowe warunki:

• Posiadanie NIP spółki: To podstawa identyfikacji w systemie.
• Kwalifikowana pieczęć elektroniczna: Zalecana dla spółek – musi być wydana na NIP spółki i służyć do podpisywania dokumentów. Koszt: ok. 300–500 zł rocznie (w zależności od dostawcy, np. EuroCert).
• Profil Zaufany lub ePUAP: Przydatny do logowania, ale dla spółek nie zawsze wystarczający samodzielnie.
• Osoba upoważniona: Prezes, księgowy lub inny pracownik z pełnomocnictwem do reprezentowania spółki.

Uwaga: Dla jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) i małych spółek proces jest prostszy (bez ZAW-FA), ale dla spółek kapitałowych kluczowy jest formularz ZAW-FA, zwłaszcza jeśli Twoja spółka podlega obowiązkowi od 1 lutego lub 1 kwietnia 2026 r.
 

Kroki uzyskania dostępu do KSEF – przewodnik krok po kroku

 Oto szczegółowy plan działania. Cały proces zajmuje zazwyczaj 7–14 dni, w zależności od urzędu skarbowego. Pamiętaj o zbliżających się terminach: 1 lutego 2026 r. dla dużych spółek i 1 kwietnia 2026 r. dla mniejszych – złóż zgłoszenie z wyprzedzeniem.
 

Krok 1: Uzyskaj kwalifikowaną pieczęć elektroniczną

• Wybierz certyfikowanego dostawcę (np. EuroCert, Certum lub Asseco).
• Zamów pieczęć na NIP spółki – proces online, z weryfikacją tożsamości (np. wideoweryfikacja).
• Po uzyskaniu pieczęci, zainstaluj oprogramowanie do jej obsługi (np. Adobe Sign lub dedykowane narzędzie dostawcy).

Krok 2: Wypełnij i złóż formularz ZAW-FA

• Pobierz formularz ZAW-FA ze strony Ministerstwa Finansów (dostępny na gov.pl).
• Wypełnij dane spółki: NIP, REGON, nazwę, adres oraz dane osoby upoważnionej do KSEF (imię, nazwisko, PESEL, e-mail).
• Złóż formularz do właściwego urzędu skarbowego: 
• Elektronicznie: Przez ePUAP lub Portal Podatkowy (użyj Profilu Zaufanego).
• Papierowo: Osobiście lub pocztą. 
• Urząd potwierdzi zgłoszenie w ciągu 3–7 dni roboczych. Otrzymasz numer referencyjny dostępu.

Wskazówka: Jeśli spółka ma już dostęp przez Profil Zaufany, ZAW-FA rozszerza go o pieczęć elektroniczną. To szczególnie ważne dla spółek zbliżających się do deadlinów w lutym lub kwietniu 2026 r.
 

Krok 3: Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSEF

• Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl.
• Kliknij "Aplikacja Podatnika KSeF – zaloguj się".
• Wprowadź NIP spółki i wybierz metodę uwierzytelnienia:
  • Profil Zaufany (ePUAP) – darmowy i szybki, ale ograniczony do odczytu, idealny na testy i dla mniejszych spółek.
  • Podpis kwalifikowany lub pieczęć elektroniczna – zapewnia pełny dostęp i bezpieczeństwo, zalecany dla spółek kapitałowych.
  • Certyfikat KSeF (jeśli uzyskany) – dedykowany systemowi, wymaga ZAW-FA i jest najlepszy dla dużych spółek z integracją IT.
• Po pierwszym logowaniu system przypisze spółce unikalny identyfikator.

Krok 4: Nadaj uprawnienia użytkownikom

• W panelu KSEF przejdź do sekcji "Uprawnienia".
• Dodaj użytkowników (np. księgowego z biura rachunkowego): podaj ich NIP/PESEL, e-mail i zakres praw (wystawianie, odbieranie faktur).
• Podpisz upoważnienie pieczęcią spółki.
• Użytkownik otrzyma e-mail z linkiem do akceptacji.

Jak odbierać i wystawiać faktury w KSEF?

 Po uzyskaniu dostępu:

• Wystawianie: Użyj struktury XML (gotowe szablony na stronie KSEF) i wyślij przez API lub interfejs webowy.
• Odbieranie: Faktury trafiają automatycznie do skrzynki KSEF – pobierz je w formacie JPK_FA.
• Integracja z systemami księgowymi (np. Comarch, Sage): Możliwa przez API, co ułatwia pracę naszemu biuru. Od 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. te procesy staną się obowiązkowe dla odpowiednio objętych spółek.

Częste błędy i wskazówki 

• Błąd nr 1: Brak pieczęci na NIP spółki – pamiętaj, że pieczęć osobista nie wystarczy.
• Błąd nr 2: Opóźnienie z ZAW-FA – złóż go jak najszybciej, nawet jeśli KSEF nie jest jeszcze obowiązkowy; terminy 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. zbliżają się szybko.
• Testuj system: Od razu po dostępie wypróbuj wysyłanie testowych faktur w trybie sandbox.
• Bezpieczeństwo: Używaj tylko oficjalnych stron gov.pl, aby uniknąć phishingu.

Jak możemy Ci pomóc w biurze rachunkowym?

 Nasze biuro oferuje pełną asystę: od przygotowania ZAW-FA, przez uzyskanie pieczęci, po integrację KSEF z Twoją księgowością. Skontaktuj się z nami aby umówić bezpłatną konsultację. Razem zapewnimy, że Twoja spółka będzie gotowa na terminy 1 lutego i 1 kwietnia 2026 r. oraz rewolucję e-fakturowania!
 
Źródła: Oficjalne wytyczne Ministerstwa Finansów i portale gov.pl.