🔹 Вступ
Відповідно до Кодексу законів про працю, роботодавець зобов'язаний вести облік робочого часу для кожного працівника, який працює на підставі трудового договору. Це включає, серед іншого, відпустки, понаднормові години, чергові обов'язки, відрядження та інші елементи, необхідні для правильного розрахунку заробітної плати та пособій.
🔸 1. Правова основа
- Кодекс законів про працю – ст. 149
- Постанова Міністерства сім'ї та соціальної політики від 10 грудня 2018 року про документацію працівників (Вісник законодавства 2018, пункт 2369)
- Закон про робочий час водіїв (для мобільних працівників)
- GDPR – правила зберігання персональних даних
🔸 2. Облік робочого часу – загальні принципи
📌 Роботодавець веде облік окремо для кожного працівника, у вигляді:
- паперових (наприклад, справ, роздруківок),
- електронних (наприклад, HR-система, Excel, eHR),
- з підтримкою хронології та цілісності даних.
Облік має включати:
- кількість відпрацьованих годин,
- понаднормові години,
- чергові обов'язки,
- відпустки, батьківські, спеціальні,
- лікарняні,
- відрядження,
- обґрунтовані та необґрунтовані відсутності.
🔸 3. Як вести облік відпусток?
✅ Обов'язки роботодавця:
- В обліку має бути вказано кількість належних і взятих днів та годин відпустки,
- Реєстр включає всі види відпусток: відпустка, за запитом, по вагітності, батьківська, батьківська, доглядова (ст. 188 Кодексу законів про працю), спеціальна, безкоштовна.
📋 Кращі практики:
- Збирання заявок на відпустку (в паперовій чи електронній формі),
- Автоматичне оновлення балансу відпустки після затвердження заявки,
- Надання працівнику інформації про його баланс (наприклад, через систему e-HR).
📌 Обов'язкове зберігання обліку протягом 10 років після припинення трудових відносин.
🔸 4. Як вести облік понаднормових годин?
✅ Що обліковувати:
- Кількість годин, що перевищують норми (денні та тижневі),
- Дні тижня та конкретні часи початку і закінчення роботи,
- Вказівка, чи виникли понаднормові години внаслідок трудового доручення, чергового обов'язку, надзвичайної ситуації тощо.
📌 Вимоги:
- Роботодавець не може виплачувати надбавку за понаднормові години без обліку,
- Відсутність обліку = порушення нормативних актів (ст. 281 Кодексу законів про працю, штраф до 30,000 PLN).
📌 Працівники, які управляють від імені роботодавця (наприклад, директори) не мають права на надбавку за понаднормові години, але їхній робочий час також має бути облікований.
🔸 5. Як вести облік відряджень?
Відрядження повинні бути обліковані, оскільки вони впливають на:
- робочий час (якщо поїздка відбувається під час робочих годин),
- право на добові та відшкодування витрат,
- охорону праці та періоди відпочинку.
✅ Облік має включати:
- дату та час початку і закінчення поїздки,
- пункт призначення та мету поїздки,
- вказівку, чи була це робочий час,
- розподіл понесених витрат (проживання, транспорт, добові),
- підпис працівника та затвердження керівником.
📌 Час подорожі поза робочими годинами не зараховується до робочого часу, але може бути підставою для компенсації (наприклад, фіксована сума).
🔸 6. Підтримуючі інструменти та системи
📌 Варто впровадити системи, які полегшують облік та звітність, наприклад,:
- Teta HR, Symfonia, Enova365, Sage HR,
- Excel з формулами та макросами,
- індивідуальні е-HR системи в компанії.
📚 Правова основа
- Кодекс законів про працю, ст. 94 пункт 9a, ст. 149–151
- Постанова МПіПС від 10 грудня 2018 року про документацію працівників
- Закон про робочий час водіїв (для мобільних працівників)
- GDPR – захист даних у HR-системах