🔹 Введение

 Согласно Трудовому кодексу, работодатель обязан вести учет рабочего времени для каждого сотрудника, работающего по трудовому договору. Это включает, среди прочего, отпуска, сверхурочные часы, дежурства, командировки и другие элементы, необходимые для правильного расчета заработной платы и пособий.
 

🔸 1. Правовая основа

• Трудовой кодекс – ст. 149
• Постановление Министра семьи и социальный политики от 10 декабря 2018 года о документации сотрудников (Вестник законов 2018, пункт 2369)
• Закон о рабочем времени водителей (для мобильных работников)
• GDPR – правила хранения личных данных

🔸 2. Учет рабочего времени – общие принципы

 📌 Работодатель ведет учет отдельно для каждого сотрудника, в виде:

• бумажного (например, файлы, печатные документы),
• электронного (например, система HR, Excel, eHR),
• поддержания хронологии и целостности данных.

Запись должна включать:

• количество отработанных часов,
• сверхурочные часы,
• дежурства,
• отпуска, семьи, специальные отпуска,
• болезненные отпуска,
• командировки,
• обоснованные и необоснованные отсутствия.

🔸 3. Как вести учет отпусков? 

✅ Обязанности работодателя:

• Запись должна указывать количество положенных и взятых отпускных дней и часов,
• Реестр включает все виды отпуска: ежегодный, по запросу, maternity, parental, paternal, childcare (ст. 188 Трудового кодекса), специальные, неоплачиваемые.

📋 Рекомендуемые практики:

• Сбор заявок на отпуск (в бумажной или электронной форме),
• Автоматическое обновление баланса отпусков после утверждения заявки,
• Предоставление сотруднику информации о его балансе (например, через систему e-HR).

📌 Обязательное хранение записей в течение 10 лет после прекращения трудовых отношений.
 

🔸 4. Как записывать сверхурочные часы?

✅ Что записывать:

• Количество часов, превышающих нормы (ежедневные и недельные),
• Дни недели и конкретные часы начала и окончания работы,
• Указание на то, возникли ли сверхурочные часы из-за производственного задания, дежурства, чрезвычайной ситуации и т.д.

📌 Требования:

• Работодатель не имеет право выплачивать сверхурочные без записи,
• Отсутствие записи = нарушение правил (ст. 281 Трудового кодекса, штраф до 30 000 PLN).

📌 Сотрудники, управляющие от имени работодателя (например, директора) не имеют права на сверхурочные, но их рабочее время также должно быть записано.
 

🔸 5. Как вести учет командировок?

 Командировки должны быть записаны, так как они влияют на:

• рабочее время (если поездка происходит в рабочие часы),
• право на диету и возмещение расходов,
• охрану труда и перерывы на отдых.

✅ Запись должна включать:

• дату и время начала и окончания поездки,
• место назначения и цель поездки,
• указание на то, считалось ли это рабочим временем,
• распределение понесенных расходов (проживание, транспорт, диеты),
• подпись сотрудника и одобрение со стороны руководителя.

📌 Время в пути вне рабочее время не считается рабочим временем, но может быть основанием для компенсации (например, единовременной выплаты).
 
 

🔸 6. Поддерживающие инструменты и системы

📌 Стоит внедрить системы, которые облегчают ведение учета и отчетности, например:

• Teta HR, Symfonia, Enova365, Sage HR,
• Excel с формулами и макросами,
• пользовательские системы e-HR в компании.

📚 Правовая основа

• Трудовой кодекс, ст. 94 пункт 9а, ст. 149–151
• Постановление MPiPS от 10 декабря 2018 года о документации сотрудников
• Закон о рабочем времени водителей (для мобильных работников)
• GDPR – защита данных в системах HR