Польські підприємці, які займаються бізнесом, часто купують товари та послуги в інших країнах Європейського Союзу – наприклад, пальне під час ділових поїздок, плату за користування автомагістралями, житло, квитки на торгові виставки чи витратні матеріали. ПДВ, нарахований на ціну цих покупок, не підлягає відрахуванню в Польщі за звичайними правилами, але може бути повернутий через спеціальну процедуру, звану VAT-REF (Повернення ПДВ).
Ця процедура базується на Директиві Ради 2008/9/EC і дозволяє повернення податку, сплаченого в іншій державі-члені ЄС, за умови виконання певних умов.
Хто може скористатися процедурою VAT-REF?
Тільки наступні особи можуть подавати заяви на повернення ПДВ:
- Активні платники ПДВ, зареєстровані в Польщі (не включають платників, звільнених від ПДВ на суб'єктивній або об'єктивній основі),
- Платники, які не мають підприємницького закладу, фіксованого місця ведення бізнесу, місця проживання або звичайного місця перебування в країні ЄС, де була зроблена покупка (країна повернення),
- Покупки повинні бути пов'язані з оподатковуваними діяльностями в Польщі (які надають право на відрахування ПДВ в країні).
Примітка: Якщо у вас є фіксоване місце ведення бізнесу в країні покупки, ви повинні зареєструватися для ПДВ там і сплачувати податок локально – повернення в рамках процедури VAT-REF не буде можливим.
Які витрати підлягають поверненню?
Повернення доступне для ПДВ, нарахованого на покупку товарів і послуг, використаних для оподатковуваних діяльностей. Приклади включають:
- Пальне для корпоративних автомобілів,
- Плата за проїзд, паркування,
- Проживання та харчування під час ділової подорожі (за умови, що країна повернення дозволяє повернення ресторанних і готельних послуг),
- Квитки на торгові виставки, конференції, тренінги,
- Оренда автомобілів, обладнання, канцелярські приладдя.
Остаточні рішення щодо права на повернення з конкретних категорій витрат приймаються державою повернення (наприклад, деякі країни не повертають ПДВ на пальне, ресторани або представницькі витрати). Детальні правила для кожної країни можна знайти на веб-сайті Європейської Комісії або в документі “Загальні принципи повернень ПДВ у процедурі повернення ПДВ” на podatki.gov.pl.
Термін подання заяви
Заява VAT-REF повинна бути подана не пізніше 30 вересня року, що настає за податковим роком, до якого вона стосується (наприклад, за 2025 рік – до 30 вересня 2026 року).
Термін є строгим – після його закінчення право на повернення припиняється.
Як подати заяву VAT-REF? (станом на листопад 2025)
- Електронно – тільки через Податковий портал (podatki.gov.pl) або електронну податкову службу.
- Актуальна форма – станом на 1 квітня 2025 року версія 6 форми VAT-REF чинна (включаючи зміни до кодів NACE).
- Підпис – з кваліфікованим електронним підписом, Довіреним профілем або власним підписом (е-ID).
- Належний офіс – заява подається до керівника податкового офісу, відповідного для місця проживання/реєстрації платника. Якщо платник не має місця в Польщі – до керівника Другого податкового офісу у Варшаві-Центрі.
- Додатки – копії рахунків-фактур або імпортних документів потрібні лише в тому випадку, якщо одна рахунка перевищує еквівалент:
- 1,000 EUR (або еквівалент у місцевій валюті), - 250 EUR – для рахунків на пальне.
Хід процедури
- Польський податковий офіс формально перевіряє заяву та права платника → призначає референсний номер і пересилає заяву до офісу держави повернення (протягом 15 днів).
- Держава повернення розглядає заяву:
- Рішення протягом 4 місяців (може бути продовжено до 6–8 місяців, якщо потрібно додаткова інформація).
-
- Повернення здійснюється безпосередньо на банківський рахунок, вказаний у заяві (в євро або місцевій валюті).
- Якщо є запитання або недоліки – зв'язок здійснюється виключно електронними засобами (на електронну адресу, зазначену в заяві).
Найбільш поширені помилки, які призводять до відмови або затримки
- Неправильний код товару/послуги (необхідно використовувати коди та підкоди, вимагені даною країною),
- Відсутність додатків для великих сум рахунків,
- Заява подана після закінчення терміну,
- Вказання неправильного електронного адреси (вся інформація надходить виключно електронною поштою).
Де знайти актуальну інформацію та допомогу?
- Податковий портал: https://www.podatki.gov.pl → е-Декларація → VAT-REF
- Biznes.gov.pl: детальний покроковий посібник
- Веб-сайт ЄК: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/eu-vat-rules-topic/vat-refunds_pl
- Гаряча лінія KAS: 801 055 055 або +48 22 330 03 30
Резюме
Процедура VAT-REF є реальним шансом повернути навіть сотні або тисячі євро щорічно – особливо для компаній, які часто подорожують з бізнесом в інші країни ЄС. Важливо вчасно подати правильну заявку і дотримуватися вимог країни повернення. У разі сумнівів варто звернутися за допомогою до бухгалтерської фірми – так ми можемо уникнути помилок, які можуть призвести до відмови в поверненні.
Правовий статус: листопад 2025.
У випадку змін у законодавстві (наприклад, нові версії форм) завжди перевіряйте актуальну інформацію на podatki.gov.pl.