Polscy przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą często dokonują zakupów towarów i usług w innych krajach Unii Europejskiej – np. paliwa podczas podróży służbowych, opłat za autostrady, noclegi, bilety na targi czy materiały eksploatacyjne. Podatek VAT naliczony w cenie tych zakupów nie podlega odliczeniu w Polsce na zwykłych zasadach, ale można go odzyskać dzięki specjalnej procedurze zwanej VAT-REF (VAT Refund).
Procedura ta opiera się na dyrektywie Rady 2008/9/WE i pozwala na zwrot podatku zapłaconego w innym państwie członkowskim UE, pod warunkiem spełnienia określonych warunków.
Kto może skorzystać z procedury VAT-REF?
O zwrot VAT mogą ubiegać się wyłącznie:
- Czynni podatnicy VAT zarejestrowani w Polsce (nie dotyczy podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT),
- Podatnicy, którzy nie mają siedziby działalności gospodarczej, stałego miejsca prowadzenia działalności, miejsca zamieszkania ani zwykłego miejsca pobytu w państwie UE, w którym dokonano zakupu (państwo zwrotu),
- Zakupy muszą być związane z czynnościami opodatkowanymi VAT w Polsce (dającymi prawo do odliczenia VAT w kraju).
Uwaga: Jeśli w państwie zakupu masz stałe miejsce prowadzenia działalności, musisz zarejestrować się tam do VAT i rozliczać podatek lokalnie – zwrot w procedurze VAT-REF nie będzie możliwy.
Jakie wydatki kwalifikują się do zwrotu?
Zwrot przysługuje od VAT naliczonego przy nabyciu towarów i usług wykorzystywanych do działalności opodatkowanej. Przykłady:
- Paliwo do samochodów firmowych,
- Opłaty autostradowe, parkingi,
- Noclegi i wyżywienie w podróży służbowej (o ile państwo zwrotu dopuszcza zwrot od usług gastronomicznych i hotelarskich),
- Bilety na targi, konferencje, szkolenia,
- Wynajem samochodów, sprzętów, materiałów biurowych.
Ostateczne decyzje o dopuszczalności zwrotu od konkretnych kategorii wydatków podejmuje państwo członkowskie zwrotu (np. niektóre kraje nie zwracają VAT od paliwa, restauracji czy reprezentacji). Szczegółowe zasady dla każdego kraju znajdziesz na stronie Komisji Europejskiej lub w dokumencie „Generalne zasady zwrotu VAT w procedurze VAT-Refund” na podatki.gov.pl.
Termin składania wniosku
Wniosek VAT-REF musi być złożony nie później niż do 30 września roku następującego po roku podatkowym, którego dotyczy (np. za 2025 r. – do 30 września 2026 r.).
Termin jest nieprzekraczalny – po jego upływie prawo do zwrotu wygasa.
Jak złożyć wniosek VAT-REF? (stan na listopad 2025)
- Elektronicznie – wyłącznie przez Portal Podatkowy (podatki.gov.pl) lub e-Urząd Skarbowy.
- Aktualny formularz – od 1 kwietnia 2025 r. obowiązuje wersja 6 formularza VAT-REF (uwzględnia m.in. zmiany w kodach NACE).
- Podpis – kwalifikowanym podpisem elektronicznym, Profilem Zaufanym lub podpisem osobistym (e-dowód).
- Właściwy urząd – wniosek kierowany jest do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania/siedzibę. Jeśli podatnik nie ma miejsca w Polsce – do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
- Załączniki – kopie faktur lub dokumentów importowych wymagane są tylko wtedy, gdy pojedyncza faktura przekracza równowartość:
- 1 000 EUR (lub równowartość w walucie krajowej), - 250 EUR – w przypadku faktur za paliwo.
Przebieg procedury
- Polski urząd skarbowy sprawdza formalnie wniosek i uprawnienia podatnika → nadaje numer referencyjny i przesyła wniosek do urzędu w państwie zwrotu (w ciągu 15 dni).
- Państwo zwrotu rozpatruje wniosek:
- Decyzja w terminie 4 miesięcy (może być przedłużony do 6–8 miesięcy przy potrzebie uzupełnień).
-
- Zwrot dokonywany jest bezpośrednio na rachunek bankowy wskazany we wniosku (w walucie euro lub walucie krajowej).
- W razie pytań lub braków – komunikacja odbywa się wyłącznie drogą elektroniczną (na adres e-mail podany we wniosku).
Najczęstsze błędy powodujące odrzucenie lub opóźnienie
- Błędny kod rodzaju towaru/usługi (należy stosować kody i podkody wymagane przez dane państwo),
- Brak załączników przy wysokich kwotach na fakturze,
- Wniosek złożony po terminie,
- Podanie nieprawidłowego adresu e-mail (wszystkie informacje przychodzą wyłącznie mailowo).
Gdzie szukać aktualnych informacji i pomocy?
- Portal Podatkowy: https://www.podatki.gov.pl → e-Deklaracje → VAT-REF
- Biznes.gov.pl: szczegółowy poradnik krok po kroku
- Strona KE: https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/eu-vat-rules-topic/vat-refunds_pl
- Infolinia KAS: 801 055 055 lub +48 22 330 03 30
Podsumowanie
Procedura VAT-REF to realna szansa na odzyskanie nawet kilkuset lub kilku tysięcy euro rocznie – szczególnie dla firm często wyjeżdżających służbowo do innych krajów UE. Kluczowe jest złożenie poprawnego wniosku w terminie i stosowanie się do wymagań państwa zwrotu. W razie wątpliwości warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego – unikniemy wtedy błędów, które mogą skutkować odmową zwrotu.
Stan prawny: listopad 2025 r.
W przypadku zmian w prawie (np. nowe wersje formularzy) zawsze sprawdzaj aktualne informacje na podatki.gov.pl.