🔹 Wprowadzenie 

Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna została trwale wprowadzona do Kodeksu pracy. Nowe przepisy kompleksowo regulują zarówno pełną pracę zdalną, jak i model hybrydowy. W artykule przedstawiamy obowiązki pracodawcy, prawa pracownika oraz wymagane dokumenty.
 

🔸 1. Definicja pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67(18) Kodeksu pracy:

Praca zdalna to praca wykonywana w całości lub częściowo poza siedzibą pracodawcy, w miejscu uzgodnionym z pracownikiem i za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Dotyczy to zarówno:

• pracy zdalnej stałej, jak i
• pracy hybrydowej, czyli wykonywanej częściowo zdalnie, a częściowo stacjonarnie.

🔸 2. Rodzaje pracy zdalnej

✅ a) Uzgodniona przy zawieraniu umowy

– Na etapie podpisywania umowy o pracę strony uzgadniają, że praca będzie wykonywana zdalnie.

✅ b) Uzgodniona w trakcie zatrudnienia

– Na wniosek jednej ze stron, po uzgodnieniu warunków.

✅ c) Praca zdalna na polecenie pracodawcy (wyjątkowo)

– Możliwa w szczególnych sytuacjach, np. stan epidemii, siła wyższa, w ciągu pierwszych 3 miesięcy ciąży – jeśli to zgodne z charakterem pracy.
 

🔸 3. Zasady organizacyjne

🧾 Obowiązkowe dokumenty:

• Regulamin pracy zdalnej (lub porozumienie z organizacją związkową),
• Porozumienie indywidualne z pracownikiem (jeśli nie ma regulaminu),
• Oświadczenie pracownika o warunkach lokalowych i technicznych,
• Zasady ochrony danych osobowych,
• Instrukcje BHP i oświadczenie o ich znajomości.

🔸 4. Obowiązki pracodawcy

Pracodawca ma obowiązek:

• zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia i materiały (lub ustalić zasady używania prywatnych),
• pokryć koszty prądu, internetu i eksploatacji sprzętu (forma: ryczałt lub zwrot kosztów),
• zapewnić wsparcie IT,
• umożliwić kontrolę warunków pracy i przestrzegania zasad ochrony danych,
• prowadzić ewidencję czasu pracy zdalnej (forma ustalona w regulaminie).

🔸 5. Praca hybrydowa 

🔄 Czym jest?

• To forma pracy zdalnej częściowej, która może być realizowana np. 2 dni zdalnie, 3 dni stacjonarnie.
• Reguluje ją dokładnie ten sam zestaw przepisów co pełną pracę zdalną.

📅 Harmonogram:

• Strony mogą ustalić z góry tygodniowy lub miesięczny grafik, lub wprowadzić zasady zgłaszania zdalnych dni (np. przez system HR).

🔸 6. Grupy chronione – prawo do pracy zdalnej

 
Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca co do zasady nie może odmówić pracy zdalnej m.in.:

• rodzicom dzieci do 4. roku życia,
• kobietom w ciąży,
• osobom opiekującym się członkiem rodziny z orzeczoną niepełnosprawnością,
• osobom z orzeczeniem o niepełnosprawności.

Odmowa jest możliwa tylko z uzasadnionych przyczyn organizacyjnych i musi być pisemnie uzasadniona.
 

🔸 7. Kontrola i bezpieczeństwo

🔍 Pracodawca może:

• przeprowadzać kontrolę pracy i BHP w miejscu pracy zdalnej (po uprzednim uzgodnieniu),
• kontrolować przestrzeganie ochrony danych (np. dokumenty, sprzęt, dostęp do systemów),
• nie może naruszać prywatności pracownika.

📄 Wzory dokumentów (do wdrożenia):

✅ Regulamin pracy zdalnej
 ✅ Porozumienie o pracy zdalnej
 ✅ Oświadczenie pracownika o warunkach lokalowych
 ✅ Zasady korzystania z prywatnego sprzętu
 ✅ Wniosek o pracę zdalną okazjonalną

📚 Podstawa prawna:

• Kodeks pracy, art. 67(18)–67(33)
• Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie Kodeksu pracy (Dz.U. 2023 poz. 240)
• Rozporządzenie w sprawie BHP przy pracy zdalnej (Dz.U. 2023 poz. 423)

✏️ Podsumowanie

Praca zdalna i hybrydowa to obecnie w pełni uregulowane formy zatrudnienia. Pracodawca nie może ich wdrożyć „nieformalnie” – potrzebne są konkretne dokumenty, regulacje i świadczenia kosztowe. Dobrze przygotowany system pracy zdalnej nie tylko spełnia wymogi prawne, ale poprawia zadowolenie pracowników i efektywność operacyjną firmy.