🔹 Wprowadzenie
W Polsce można legalnie zatrudnić nianię bez zakładania działalności gospodarczej – także jako osoba fizyczna, zarówno obywatelka Polski, jak i cudzoziemka przebywająca legalnie. Najwygodniejszą i najczęściej stosowaną formą jest tzw. umowa uaktywniająca – z dopłatą z ZUS. Poniżej wyjaśniamy wszystkie warunki krok po kroku.
🔸 1. Kto może legalnie zatrudnić nianię?
Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych:
✅ Każdy rodzic lub opiekun prawny, który:
- pracuje lub prowadzi działalność w Polsce (na etacie, zleceniu lub JDG),
- jest legalnie zamieszkały na terytorium RP (także jako cudzoziemiec),
- ma dziecko w wieku od 20 tygodnia do 3 lat (wyjątkowo do 4 lat, jeśli nie ma miejsca w żłobku).
📌 Obywatelka innego kraju może zatrudnić nianię, jeśli sama przebywa legalnie w Polsce i ma numer PESEL oraz prawo do zatrudniania (np. karta pobytu rezydenta czy pobyt stały, wiza typu D, pobyt czasowy).
🔸 2. Na jakiej podstawie zatrudnić nianię?
✅ Umowa uaktywniająca – najwygodniejsza forma
To szczególny typ umowy zlecenia, zawierany między rodzicem a nianią, na podstawie art. 50 ustawy o opiece nad dziećmi do lat 3.
Korzyści:
- legalne zatrudnienie bez zakładania firmy,
- ZUS i składki opłaca państwo – jeśli dziecko jest w wymaganym wieku,
- umowa jest „cywilna” – bez obowiązków kadrowych jak przy umowie o pracę,
- łatwa do zawarcia i zgłoszenia online.
🔸 3. Jakie są warunki umowy uaktywniającej?
- Wiek dziecka - od 20 tygodni do ukończenia 3 lat (wyjątkowo do 4)
- Miejsce pracy - w domu dziecka (rodzica)
- Status niani - osoba pełnoletnia, niekarana, z prawem do pracy w Polsce
- Zgłoszenie do ZUS - przez rodzica w terminie 7 dni
📌 Niania nie może być zatrudniona jednocześnie przez firmę rodzica ani prowadzić działalności jako opiekunka w tej samej relacji.
🔸 4. Czy niania może być cudzoziemką?
✅ Tak – ale musi posiadać:
- legalny pobyt w Polsce (np. karta pobytu, wiza, status uchodźcy),
- zezwolenie na pracę lub zwolnienie z obowiązku zezwolenia (np. obywatelka Ukrainy ze statusem UKR),
- PESEL lub NIP (do zgłoszenia do ZUS).
🔸 5. Jak zawrzeć umowę i zgłosić ją do ZUS?
Krok po kroku:
- Sporządź umowę uaktywniającą (na piśmie):
- określ strony, dane dziecka, zakres obowiązków, wynagrodzenie, datę, podpisy.
- Wypełnij formularze ZUS:
- ZUS ZFA (jeśli rodzic nie był płatnikiem)
- ZUS ZUA (dla niani) – zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych
- Złóż dokumenty do ZUS (papierowo lub przez PUE ZUS) w ciągu 7 dni od rozpoczęcia umowy
- ZUS opłaca składki za nianię od minimalnego wynagrodzenia brutto – rodzic opłaca tylko składkę od nadwyżki (jeśli płaci więcej)
📌 Niania ma prawo do:
- ubezpieczenia zdrowotnego,
- urlopu chorobowego (L4),
- zasiłku macierzyńskiego (jeśli spełnia warunki).
🔸 6. Alternatywy dla umowy uaktywniającej
Umowa zlecenie (zwykła) - dla dzieci starszych niż 3–4 lata - pełny ZUS po stronie rodzica
Umowa o pracę - rzadko spotykana, kosztowna - wszystkie obowiązki kadrowe i płacowe
JDG niani (samozatrudnienie) - niania jako firma - rodzic nie może odliczać kosztów, brak ZUS refundacji
Agencja opiekunek - formalności po stronie agencji - zwykle droższa opcja
📚 Podstawa prawna
- Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3
- Kodeks cywilny – umowa zlecenia
- Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych
- Ustawa o cudzoziemcach i rozporządzenia wykonawcze
✏️ Podsumowanie
- Czy cudzoziemka może legalnie zatrudnić nianię? - ✅ Tak, jeśli przebywa legalnie w Polsce
- Czy można zatrudnić nianię bez firmy? - ✅ Tak, przez umowę uaktywniającą
- Kto opłaca ZUS niani? - 🟢 Państwo (do limitu)
- Czy niania musi być Polką? - ❌ Nie – ale musi mieć prawo do pracy
- Czy trzeba zgłaszać nianię do urzędów? - ✅ Tak – do ZUS w ciągu 7 dni