🔹 Введение

 Учет рабочего времени является одним из ключевых документов HR. Работодатель обязан вести его для каждого сотрудника – независимо от контракта и типа соглашения. Это основа для правильного расчета заработной платы, сверхурочных, отпусков, пособий, больничных и соблюдения норм законодательства.
 

🔸 1. Правовая основа

• Ст. 149 § 1 Кодекса труда
• § 6 регламента MPiPS от 28 мая 1996 года касательно ведения документации работников
• Закон PIP – контроль за точностью записей

🔸 2. Кто должен вести учет рабочего времени?

 Каждый работодатель – независимо от количества сотрудников, правовой формы (компания, индивидуальный предприниматель) или системы работы – должен вести учет:

• для сотрудников, работающих по трудовому договору (с полной и неполной занятостью),
• для подрядчиков с почасовой оплатой (с 1 января 2017 года).

🔸 3. Что включает в себя учет рабочего времени?

 Согласно правилам, записи должны включать:

• Количество отработанных часов - ✅ Да
• Время начала и окончания работы - ✅ Да (если это требуется системой)
• Работа по воскресеньям и праздникам - ✅ Да
• Ночная работа - ✅ Да
• Сверхурочная работа - ✅ Да
• Сотрудник на дежурстве - ✅ Да
• Отпуска (ежегодный отпуск, отпуск по уходу за ребенком и т.д.) - ✅ Да
• Обоснованные и не обоснованные отсутствия - ✅ Да
• Выходные дни, предоставленные за сверхурочные - ✅ Да
   
  📌 С 2019 года необходимо записывать фактическое количество отработанных часов, а не только общую информацию о посещаемости.
   

🔸 4. Форма учета рабочего времени

 Учет рабочего времени может вестись:

• в письменной форме (карта учета рабочего времени),
• в электронной форме (например, HR-системы, ERP),
• отдельно для каждого сотрудника.

📁 Записи представляют собой отдельный документ, хранящийся вместе с личными делами (часть D документации работников – после изменений в 2019 году).
 

🔸 5. Период хранения

• Записи учета рабочего времени должны храниться в течение 10 лет после прекращения трудовых отношений – в соответствии со ст. 94 пункт 9b Кодекса труда. 

🔸 6. Доступ сотрудников к записям

Сотрудник имеет право на:

• ознакомление со своими записями,
• запрос копии или распечатки по своей просьбе,
• сообщение о нарушениях (например, отсутствие учета сверхурочных, неправильная отметка отпуска).

🔸 7. Последствия ошибок или отсутствия записей

- Отсутствие записей - Штраф от 1 000 до 30 000 PLN (ст. 281 Кодекса труда)
- Недостаточное отчетное время - Претензии сотрудников, контроль PIP
- Отсутствие отметки сверхурочных - Потенциальная выплата корректировки зарплаты с процентами
- Отсутствие записей для подрядчиков (с почасовой оплатой) - Недееспособность минимальной зарплаты, штраф PIP

 

🔸 8. Практический пример

Сервисная компания нанимает работников на 3 смены.
  ➡️ В электронном системе они фиксируют:

• время входа/выхода (считыватель RFID),
• отпуска, больничные и командировки.

 ➡️ Отдел HR генерирует ежемесячный отчет, утвержденный менеджером.
 ➡️ Он хранится отдельно для каждого сотрудника, экспортируется в PDF и хранится в течение 10 лет.
 

📚 Резюме

Ведение учета рабочего времени - Каждый работодатель имеет обязательство
Запись рабочего времени - Да – обязательна с 2019 года
Хранение в течение 10 лет - Да
Отдельно для каждого сотрудника - Да
Письменная или электронная форма - Любая – должна быть разборчивой

 

✅ Рекомендации 

• Внедрить автоматизированную систему регистрации рабочего времени (интегрированную с HR),
• Использовать единый кодировочный стандарт (например, U – отпуск, NB – неоплачиваемый отпуск, Z – больничный),
• Регулярно проводить аудит точности записей – например, раз в квартал,
• Информировать сотрудников о их праве на просмотр и о правилах расчета рабочего времени.