🔹 Вступ

 Облік робочого часу є одним з ключових документів з управління персоналом. Роботодавець зобов'язаний вести його для кожного працівника – незалежно від трудового договору та типу угоди. Це є підставою для правильного розрахунку заробітної плати, понаднормових годин, відпусток, допомог, лікарняних і дотримання норм законодавства.
 

🔸 1. Правова основа

• Ст. 149 § 1 Кодексу праці
• § 6 постанови МПіПС від 28 травня 1996 року щодо обсягу ведення документації працівників
• Закон ПІП – контроль за точністю записів

🔸 2. Хто повинен вести облік робочого часу?

 Кожен роботодавець – незалежно від кількості працівників, юридичної форми (компанія, індивідуальний підприємець) або системи роботи – зобов'язаний вести облік:

• для працівників, які працюють за трудовим договором (повна зайнятість та неповна зайнятість),
• для підрядників, які отримують оплату за годину (з 1 січня 2017 року).

🔸 3. Що включає облік робочого часу?

 Згідно з нормативами, записи повинні включати:

• Кількість відпрацьованих годин - ✅ Так
• Час початку та закінчення роботи - ✅ Так (якщо це вимагає система)
• Робота у неділю та святкові дні - ✅ Так
• Нічна робота - ✅ Так
• Понаднормова робота - ✅ Так
• Працівник на виклику - ✅ Так
• Відпустки (річна відпустка, декретна відпустка тощо) - ✅ Так
• Обгрунтовані та необгрунтовані відсутності - ✅ Так
• Вихідні дні, надані за понаднормову роботу - ✅ Так
   
  📌 З 2019 року фактична кількість відпрацьованих годин повинна фіксуватися, а не лише загальна інформація про відвідуваність.
   

🔸 4. Форма обліку робочого часу

 Облік робочого часу може вестися:

• у письмовій формі (картка обліку робочого часу),
• у електронній формі (наприклад, системи HR, ERP),
• окремо для кожного працівника.

📁 Записи є окремим документом, що зберігається поряд із особистими файлами (частина D документації працівника – після змін у 2019 році).
 

🔸 5. Період зберігання

• Записи обліку робочого часу повинні зберігатися 10 років з моменту припинення трудових відносин – відповідно до ст. 94 пункти 9b Кодексу праці. 

🔸 6. Доступ працівника до записів

Працівник має право:

• переглядати свої записи,
• просити копію або друк на свою вимогу,
• повідомляти про порушення (наприклад, відсутність понаднормових годин, неправильне маркування відпустки).

🔸 7. Наслідки помилок або відсутності записів

- Відсутність записів - Штраф від 1,000 до 30,000 PLN (ст. 281 Кодексу праці)
- Заниження годин - Позови працівника, контроль ПІП
- Відсутність маркування понаднормових годин - Потенційна виплата коригування заробітної плати з відсотками
- Відсутність записів для підрядників (з погодинною оплатою) - Недійсність мінімальної заробітної плати, штраф ПІП

 

🔸 8. Практичний приклад

Сервісна компанія приймає працівників на 3 зміни.
  ➡️ У електронній системі вони фіксують:

• часи входу/виходу (читач пластикових карт),
• відпустки, лікарняні та відрядження.

 ➡️ Відділ HR формує щомісячний звіт, затверджений менеджером.
 ➡️ Він зберігається окремо для кожного працівника, експортується в PDF та зберігається 10 років.
 

📚 Резюме

Ведення обліку робочого часу - Кожен роботодавець має обов'язок
Записування робочих годин - Так – обов'язково з 2019 року
Зберігання 10 років - Так
Окремо для кожного працівника - Так
Паперова або електронна форма - Будь-яка – повинна бути читабельною

 

✅ Рекомендації 

• Впровадити автоматизовану систему обліку робочого часу (інтегрована з HR),
• Використовувати єдине кодування (наприклад, U – відпустка, NB – неоплачувана відпустка, Z – лікарняний),
• Регулярно перевіряти точність записів – наприклад, раз на квартал,
• Інформувати працівників про їхнє право на перегляд та правила розрахунку годин.