🔹 Wprowadzenie

 Ewidencja czasu pracy to jeden z kluczowych dokumentów kadrowych. Pracodawca ma obowiązek prowadzenia jej dla każdego pracownika – niezależnie od wymiaru etatu i rodzaju zawartej umowy. Jest podstawą do prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia, nadgodzin, urlopów, dodatków, świadczeń chorobowych i kontrolowania zgodności z przepisami.
 

🔸 1. Podstawa prawna

• Art. 149 § 1 Kodeksu pracy
• § 6 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia dokumentacji pracowniczej
• Ustawa o PIP – kontrola poprawności ewidencji

🔸 2. Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

 Każdy pracodawca – niezależnie od liczby zatrudnionych pracowników, formy prawnej (spółka, JDG) czy systemu czasu pracy – musi prowadzić ewidencję:

• dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę (pełen i niepełny etat),
• dla zleceniobiorców objętych stawką godzinową (od 1 stycznia 2017 r.).

🔸 3. Co obejmuje ewidencja czasu pracy?

 Zgodnie z przepisami, ewidencja powinna obejmować:

• Liczbę przepracowanych godzin - ✅ Tak
• Godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy - ✅ Tak (jeśli wymagane przez system)
• Pracę w niedziele i święta - ✅ Tak
• Pracę w porze nocnej - ✅ Tak
• Pracę w godzinach nadliczbowych - ✅ Tak
• Dyżury pracownicze - ✅ Tak
• Urlopy (wypoczynkowe, rodzicielskie itd.) - ✅ Tak
• Nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione - ✅ Tak
• Dni wolne udzielone za nadgodziny - ✅ Tak
   
  📌 Od 2019 roku obowiązuje rejestrowanie rzeczywistej liczby godzin pracy, a nie tylko ogólnych informacji o obecności.
   

🔸 4. Forma ewidencji

 Ewidencję czasu pracy można prowadzić:

• w formie papierowej (karta czasu pracy),
• w formie elektronicznej (np. systemy kadrowe, ERP),
• oddzielnie dla każdego pracownika.

📁 Ewidencja stanowi osobny dokument, przechowywany obok akt osobowych (część D dokumentacji pracowniczej – po zmianach z 2019 r.).
 

🔸 5. Czas przechowywania

• Ewidencję czasu pracy należy przechowywać 10 lat od zakończenia zatrudnienia – zgodnie z art. 94 pkt 9b KP. 

🔸 6. Dostęp pracownika do ewidencji

Pracownik ma prawo:

• wglądu do swojej ewidencji,
• żądania kserokopii lub wydruku na swój wniosek,
• zgłoszenia nieprawidłowości (np. brak nadgodzin, niewłaściwe oznaczenie urlopu).

🔸 7. Konsekwencje błędów lub braku ewidencji

- Brak ewidencji - Grzywna od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 KP)
- Zaniżenie godzin - Roszczenia pracownika, kontrola PIP
- Brak oznaczenia nadgodzin - Możliwość wypłaty wyrównania z odsetkami
- Brak ewidencji u zleceniobiorcy (ze stawką godzinową) - Nieważność stawki minimalnej, kara PIP

 

🔸 8. Przykład praktyczny

Firma usługowa zatrudnia pracowników na 3 zmiany.
  ➡️ W systemie elektronicznym rejestrują:

• godziny wejścia/wyjścia (czytnik kart RFID),
• urlopy, L4 i delegacje.

 ➡️ Dział kadr generuje raport miesięczny, zatwierdzany przez kierownika.
 ➡️ Zapisany jest oddzielnie dla każdego pracownika, eksportowany do pliku PDF i przechowywany przez 10 lat.
 

📚 Podsumowanie

Prowadzenie ewidencji czasu pracy - Każdy pracodawca ma obowiązek
Rejestrowanie godzin pracy - Tak – od 2019 r. obowiązkowe
Przechowywanie przez 10 lat - Tak
Oddzielna dla każdego pracownika - Tak
Forma papierowa lub elektroniczna - Dowolna – musi być czytelna

 

✅ Rekomendacje 

• Wprowadź automatyczny system rejestracji czasu pracy (zintegrowany z kadrami),
• Stosuj jednolite kody oznaczeń (np. U – urlop, NB – bezpłatny, Z – L4),
• Regularnie audytuj poprawność ewidencji – np. raz w kwartale,
• Informuj pracowników o możliwości wglądu i zasadach naliczania godzin.