🔹 Введение

 Личные досье являются основным документом сотрудника, который работодатель обязан вести для каждого лица, трудоустроенного на основании трудового контракта. Их ведение и архивирование строго регулируется законодательством - включая постановление Министра семьи и социальной политики.
 

🔸 1. Правовая основа

• Трудовой кодекс – ст. 94 пункт 9b, 94¹
• Постановление Министра семьи и социальной политики от 10 декабря 2018 года о документации сотрудников (Вестник законов 2018 года, пункт 2369, с изменениями)
• Закон о национальном архивном фонде и архивах
• GDPR – защита персональных данных в досье

🔸 2. Кто обязан вести личные досье?

 📌 Каждый работодатель – независимо от размера компании или юридической формы – обязан вести личные досье для каждого сотрудника, трудоустроенного на основании трудового контракта.
❗ Обязанность не распространяется на:

• подрядчиков,
• лиц по трудовому контракту (для которых ведется документация, связанная с GDPR и выплатами, но не личные досье).

🔸 3. Структура личных досье – 4 части

 С 1 января 2019 года личные досье делятся на четыре части:

• A - Документы, связанные с установлением трудовых отношений (например, резюме, анкета, справки о трудоустройстве, направление на медосмотр, контракт)
• B - Документы, касающиеся хода трудоустройства (например, изменения в контракте, приложения, дисциплинарные взыскания, медицинские справки, обучение)
• C - Документы, касающиеся прекращения трудоустройства (например, увольнение, соглашение, справка о трудоустройстве, запрос на выдачу справки)
• D - Документы, связанные с дисциплинарными взысканиями (удаляются по истечении срока)

📌 Документы должны быть пронумерованы, упорядочены хронологически и помечены в соответствии с регламентацией.
 

🔸 4. Форма ведения досье – бумажная или электронная

 ✅ Возможные формы:

• бумажная – традиционная папка с персоналом,
• электронная – с использованием ИТ-системы (в соответствии с техническими требованиями, указанными в регламенте).

📌 Переход с бумажной на электронную форму (или наоборот) требует подготовки протокола и сертификации соответствия оригиналу.
 

🔸 5. Период хранения документов

🕓 С 2019 года существуют два основных правила:

Срок хранения досье с 1 января 2019 года - 10 лет
До 1 января 2019 года - 50 лет, если работодатель не подал отчет ZUS RIA
📌 Также существует обязанность уничтожить документацию по истечении срока хранения, если она не была предоставлена сотруднику или архивирована.
 

🔸 6. Право сотрудника на досье

Сотрудник (текущий или бывший) имеет право на:

• доступ к своим личным досье,
• получение копий (в бумажной или электронной форме),
• запрос на выдачу документации после прекращения трудоустройства.

📌 Работодатель должен выдавать документы в течение 30 дней с момента подачи заявления (ст. 94¹ Трудового кодекса).

🔸 7. Защита персональных данных

При ведении личных досье работодатель должен соблюдать GDPR:

• доступ к досье должен быть ограничен только отделом кадров,
• обязанность защищать досье от несанкционированного доступа,
• обязанность поддерживать целостность и конфиденциальность документов.

🔸 8. Последствия нарушений

 Отсутствие личных досье - Штраф от 1,000 до 30,000 PLN (ст. 281 Трудового кодекса)
Несанкционированный доступ к данным - санкции GDPR – до €20 миллионов
Неправильное хранение документов - предписание PIP, денежное или судебное наказание

📚 Правовая основа 

• Трудовой кодекс – ст. 94, 94¹
• Постановление Министра семьи и социальной политики от 10.12.2018 о документации сотрудников
• GDPR – Регламент 2016/679
• Закон о национальном архивном фонде и архивах