🔹 Вступ

 Особисті справи є основною документацією працівника, яку працедавець зобов'язаний вести для кожної особи, яка працює за трудовим договором. Їх ведення та архівування строго регулюються законом – зокрема, регламентом Міністерства сім'ї та соціальної політики.
 

🔸 1. Правова основа

• Кодекс законів про працю – ст. 94 пункт 9b, 94¹
• Постанову Міністерства сім'ї та соціальної політики від 10 грудня 2018 року про документацію працівників (Журнал законів 2018, пункт 2369, із змінами)
• Закон про Національний архівний фонд та архіви
• GDPR – захист персональних даних у файлах

🔸 2. Хто зобов'язаний вести особисті справи?

 📌 Кожен працедавець – незалежно від розміру компанії чи правової форми – зобов'язаний вести особисті справи для кожного працівника, який працює за трудовим договором.
❗ Це зобов'язання не поширюється на:

• підрядників,
• осіб, які працюють за трудовим контрактом (для яких ведеться документація, пов'язана з GDPR та виплатами, але не особисті справи).

🔸 3. Структура особистих справ – 4 частини

 Станом на 1 січня 2019 року особисті справи поділяються на чотири частини:

• A - Документи, пов'язані з установленням трудових відносин (наприклад, резюме, анкета, трудові довідки, направлення на медичний огляд, контракт)
• B - Документи, які стосуються ходу працевлаштування (наприклад, зміни в контракті, додатки, дисциплінарні стягнення, медичні довідки, навчання)
• C - Документи щодо припинення трудової діяльності (наприклад, звільнення, угоди, трудова довідка, запит на видачу довідки)
• D - Документи, пов'язані з дисциплінарними стягненнями (видаляються після їх закінчення)

📌 Документи повинні бути пронумеровані, упорядковані хронологічно та марковані відповідно до регламенту.
 

🔸 4. Форма ведення справ – паперова або електронна

 ✅ Можливі форми:

• паперова – традиційна кадрова папка,
• електронна – використання ІТ-системи (відповідно до технічних вимог, зазначених у регламенті).

📌 Перехід з паперової на електронну форму (або навпаки) потребує підготовки протоколу та сертифікації відповідності з оригіналом.
 

🔸 5. Період зберігання документації

🕓 З 2019 року діють два основні правила:

Період зберігання файлів з 1 січня 2019 року - 10 років
До 1 січня 2019 року - 50 років, якщо працедавець не подав звіт ZUS RIA
📌 Існує також зобов'язання знищити документацію після завершення періоду зберігання, якщо вона не була надана працівнику або архівована.
 

🔸 6. Право працівника на справи

Працівник (поточний або колишній) має право на:

• доступ до своїх особистих справ,
• отримання копій (у паперовій або електронній формі),
• запит на видачу документації після припинення трудових відносин.

📌 Працедавець повинен видати документи протягом 30 днів з моменту подання заяви (ст. 94¹ Кодексу законів про працю).

🔸 7. Захист персональних даних

При веденні особистих справ працедавець має дотримуватись вимог GDPR:

• доступ до файлів повинен бути обмежений лише відділом кадрів,
• зобов'язання забезпечити файли від несанкціонованого доступу,
• зобов'язання зберігати цілісність та конфіденційність документів.

🔸 8. Наслідки порушень

 Відсутність особистих справ - Штраф від 1,000 до 30,000 PLN (ст. 281 Кодексу законів про працю)
Несанкціонований доступ до даних - санкції GDPR – до €20 мільйонів
Неправильне зберігання документів - наказ ПІП, грошове або судове покарання

📚 Правова основа 

• Кодекс законів про працю – ст. 94, 94¹
• Постанову Міністерства сім'ї та соціальної політики від 10.12.2018 про документацію працівників
• GDPR – Регламент 2016/679
• Закон про Національний архівний фонд та архіви