🔹 Wprowadzenie

 Akta osobowe to podstawowa dokumentacja pracownicza, którą pracodawca musi prowadzić dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie umowy o pracę. Ich prowadzenie i archiwizacja są ściśle regulowane przepisami prawa – w tym rozporządzeniem Ministra Rodziny i Polityki Społecznej.
 

🔸 1. Podstawa prawna

• Kodeks pracy – art. 94 pkt 9b, 94¹
• Rozporządzenie MPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018 poz. 2369 z późn. zm.)
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• RODO – ochrona danych osobowych w aktach

🔸 2. Kogo dotyczy obowiązek prowadzenia akt osobowych?

 📌 Każdy pracodawca – niezależnie od wielkości firmy czy formy prawnej – ma obowiązek prowadzić akta osobowe dla każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę.
❗ Obowiązek nie dotyczy:

• zleceniobiorców,
• osób na umowie o dzieło (dla nich prowadzi się dokumentację związaną z RODO i wypłatami, ale nie akta osobowe).

🔸 3. Struktura akt osobowych – 4 części

 Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe są podzielone na cztery części:

• A - Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy (np. CV, kwestionariusz, świadectwa pracy, skierowanie na badania wstępne, umowa)
• B - Dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia (np. zmiany umowy, aneksy, kary porządkowe, zaświadczenia lekarskie, szkolenia)
• C - Dokumenty dotyczące ustania zatrudnienia (np. wypowiedzenie, porozumienie, świadectwo pracy, wniosek o wydanie świadectwa)
• D - Dokumenty dotyczące kar porządkowych (usuwane po ich wygaśnięciu)

📌 Dokumenty powinny być ponumerowane, ułożone chronologicznie i opisane zgodnie z rozporządzeniem.
 

🔸 4. Forma prowadzenia akt – papierowa lub elektroniczna

 ✅ Możliwe formy:

• papierowa – tradycyjna teczka kadrowa,
• elektroniczna – z wykorzystaniem systemu informatycznego (zgodnego z wymaganiami technicznymi określonymi w rozporządzeniu).

📌 Przejście z formy papierowej na elektroniczną (lub odwrotnie) wymaga sporządzenia protokołu i poświadczenia zgodności z oryginałem.
 

🔸 5. Okres przechowywania dokumentacji

🕓 Od 2019 r. obowiązują dwie główne zasady:

Okres przechowywania akt od 1 stycznia 2019 r. - 10 lat
Przed 1 stycznia 2019 r. - 50 lat, chyba że pracodawca złożył raport ZUS RIA
📌 Obowiązuje również obowiązek zniszczenia dokumentacji po upływie okresu przechowywania, jeśli nie została przekazana pracownikowi lub do archiwum.
 

🔸 6. Prawo pracownika do akt

Pracownik (obecny lub były) ma prawo do:

• wglądu w swoje akta osobowe,
• uzyskania kopii (w wersji papierowej lub elektronicznej),
• żądania wydania dokumentacji po ustaniu zatrudnienia.

📌 Pracodawca powinien wydać dokumenty w terminie 30 dni od złożenia wniosku (art. 94¹ KP).

🔸 7. Ochrona danych osobowych

Prowadząc akta osobowe, pracodawca musi przestrzegać RODO:

• dostęp do akt powinien mieć wyłącznie dział kadr,
• obowiązek zabezpieczenia akt przed dostępem osób nieuprawnionych,
• obowiązek zachowania integralności i poufności dokumentów.

🔸 8. Konsekwencje naruszeń

 Brak akt osobowych - Grzywna od 1 000 do 30 000 zł (art. 281 KP)
Nieuprawniony dostęp do danych-| Sankcje RODO – do 20 mln €
Nieprawidłowe przechowywanie dokumentów - Nakaz PIP, kara pieniężna lub sądowa

📚 Podstawa prawna 

• Kodeks pracy – art. 94, 94¹
• Rozporządzenie MPiPS z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej
• RODO – Rozporządzenie 2016/679
• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach