Kwalifikowana pieczęć elektroniczna (zawierająca NIP spółki) to najwygodniejsza i najszybsza metoda uwierzytelnienia dla spółek z o.o. Pozwala na pełny dostęp online bez składania formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego. Po uwierzytelnieniu spółka otrzymuje pierwotne uprawnienia właścicielskie, a następnie możesz nadawać dostęp pracownikom lub generować tokeny do integracji z oprogramowaniem księgowym.
Warunek wstępny
- Musisz posiadać ważną kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP spółki. Jeśli jej nie masz, kup ją u kwalifikowanego dostawcy (np. EuroCert, Certum, KIR). Koszt to ok. 1000–1600 zł, ważność zwykle 1–3 lata.
Kroki uwierzytelnienia w KSeF
- Wejdź do Aplikacji Podatnika KSeF Otwórz stronę: https://ksef.mf.gov.pl/web/login (lub przez portal podatki.gov.pl/ksef).
- Wybierz metodę logowania Kliknij opcję „Zaloguj certyfikatem kwalifikowanym” (pieczęć kwalifikowana jest traktowana jako certyfikat kwalifikowany).
- Wprowadź kontekst uwierzytelnienia W polu „Identyfikator” wybierz NIP i wpisz numer NIP spółki. Kliknij „Uwierzytelnij” lub „Dalej”.
- Pobierz żądanie autoryzacyjne System wygeneruje i pozwoli pobrać plik XML (żądanie autoryzacyjne). Zapisz go na komputerze.
- Podpisz plik pieczęcią kwalifikowaną Użyj oprogramowania dostawcy pieczęci (np. proCertum, Sigillum) do podpisania pliku w formacie XAdES. Podpisany plik będzie miał rozszerzenie .xml lub .xades.
- Wgraj podpisany plik Wróć do aplikacji KSeF, kliknij „Dodaj plik” lub „Odeślij”, wybierz podpisany plik i potwierdź.
- Potwierdzenie dostępu Po poprawnej weryfikacji (zwykle natychmiastowej) zostaniesz zalogowany z uprawnieniami właścicielskimi. Spółka ma teraz pełny dostęp do KSeF – możesz wystawiać faktury, przeglądać je i zarządzać uprawnieniami.
Co dalej po uzyskaniu dostępu?
- Nadaj uprawnienia pracownikom: W aplikacji możesz dodać osoby fizyczne (logujące się podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym) lub wygenerować tokeny do integracji z systemem księgowym.
- Tokeny KSeF: Służą do automatycznego wysyłania/odbierania faktur przez API (np. w programie księgowym).
- Certyfikaty KSeF (od 1 lutego 2026): Dodatkowe certyfikaty do uwierzytelniania w trybach offline.
Jeśli napotkasz problemy (np. błąd podpisu), sprawdź instrukcję dostawcy pieczęci lub bazę wiedzy MF: https://ksef.podatki.gov.pl/.
Metoda ta jest dostępna od wdrożenia KSeF 2.0 i działa w środowisku produkcyjnym od 2026 r. Powodzenia!