У еру цифровізації та обов'язкової Національної системи електронних рахунків (KSeF) з 2026 року кваліфікований електронний печатка стала необхідним інструментом для багатьох компаній, особливо товариств з обмеженою відповідальністю. Це цифровий еквівалент традиційного штампа компанії, що підтверджує достовірність та цілісність електронних документів. Печатка присвоюється компанії (на основі її NIP), а не фізичній особі, що робить її ідеальним рішенням для автоматичного підписання рахунків, контрактів або кореспонденції в бухгалтерських системах.
На відміну від кваліфікованого електронного підпису (який присвоюється особі), печатка не вимагає особистої участі працівника для кожного підпису – вона може працювати автоматично. Нижче ви знайдете повний посібник: де купити, як це зробити покроково і скільки це коштує.
Де купити кваліфіковану електронну печатку?
Тільки кваліфіковані постачальники послуг довіри (зареєстровані в Національному сертифікаційному центрі та відповідають регламенту eIDAS) можуть видавати дійсні печатки. У Польщі основні постачальники це:
- Certum (Asseco Data Systems) → sklep.certum.pl – найбільший і найпопулярніший, пропонує печатки на картці та мобільній (SimplySign).
- KIR (Szafir) → elektronicznypodpis.pl – мобільна печатка mSzafir, дуже зручна для KSeF.
- EuroCert → eurocert.pl або sklep.eurocert.pl – широкий асортимент, включаючи хмарні печатки та з відеопідтвердженням.
- Sigillum → sigillum.pl – часто рекомендовані в партнерських точках.
- CenCert → cencert.pl – менший масштаб, але також кваліфікований.
Список всіх актуальних кваліфікованих постачальників можна знайти на сайті Національного сертифікаційного центру (nce.gov.pl) або в Списку надійних постачальників ЄС.
Покроково: Як отримати кваліфіковану електронну печатку?
Процес повністю або частково онлайн і зазвичай займає від кількох годин до кількох днів.
- Виберіть постачальника та тип печатки
- Мобільна/хмара (наприклад, SimplySign, mSzafir, ECSigner) – найбільш зручна для KSeF, працює на телефоні або в браузері, без додаткового обладнання.
- На криптографічній картці з рідером – більш традиційна, вимагає обладнання. Порівняйте пропозиції на сайтах постачальників – багато з них мають калькулятори цін та акції до лютого 2026 року (знижки до 45%).
- Зробіть замовлення онлайн Перейдіть на сайт постачальника (наприклад, sklep.certum.pl або elektronicznypodpis.pl). Виберіть “кваліфіковану електронну печатку.” Заповніть форму: дані компанії (NIP, REGON, KRS), дані особи, уповноваженої на отримання (наприклад, президента або особи, яка має повноваження) та контактні дані.
- Підтвердження особи
- Відео-підтвердження (найчастіше) – відеодзвінок з консультантом (триває декілька хвилин, потрібен документ, що посвідчує особу).
- Відвідайте партнерську локацію (наприклад, поштові відділення, пункти реєстрації) – якщо ви віддаєте перевагу не проводити відеодзвінок. Для компаній потрібно підтвердження повноважень особи, що замовляє (наприклад, актуальний витяг з KRS).
- Оплатіть замовлення Онлайн-оплата (перерахунок, картка). Після оплати постачальник активує сертифікат.
- Отримайте та активуйте печатку
- Мобільна: завантажте додаток (SimplySign, mSzafir) та активуйте сертифікат за допомогою коду SMS/емейла.
- На картці: ви отримаєте пакет з карткою та рідером, встановіть програмне забезпечення (наприклад, proCertum CardManager). Печатка готова до використання – ви можете протестувати її негайно в KSeF.
Скільки це коштує?
Ціни у 2026 році залежать від постачальника, терміну дії та варіанту. Приблизні чисті суми (станом на січень 2026 року, з урахуванням акцій):
- 1 рік: 699–1200 PLN
- 2 роки: 1200–1600 PLN
- 3 роки: близько 1600–2050 PLN
Крім того:
- Мобільна/хмара – зазвичай дешевша і без витрат на обладнання.
- З рідером та карткою – +200–400 PLN за обладнання.
- Часові штампи (для масового штампування) – часто в пакеті або додатково приблизно 0,10–0,20 PLN/одиниця.
Слід шукати акції – багато компаній пропонують знижки перед повним впровадженням KSeF (лютий 2026).
На що звернути увагу?
- Печатка повинна містити NIP компанії, щоб працювати в KSeF.
- Термін дії сертифікації: 1–3 роки, потім оновлення (дешевше, ніж новий).
- Безпека: зберігайте дані для активації в безпечному місці.
- Підтримка: всі постачальники пропонують технічну допомогу та інструкції щодо інтеграції з KSeF.
Кваліфікований електронний печатка – це інвестиція, яка значно спрощує життя компаній в еру цифровізації. Якщо ви керуєте товариством з обмеженою відповідальністю та готуєтеся до KSeF, почніть з вибору постачальника – процес простий і в більшості випадків повністю дистанційний. Успіхів!