W dobie cyfryzacji i obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) od 2026 roku kwalifikowana pieczęć elektroniczna stała się niezbędnym narzędziem dla wielu firm, zwłaszcza spółek z o.o. To cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczątki firmowej, który potwierdza autentyczność i integralność dokumentów elektronicznych. Pieczęć jest przypisana do firmy (na podstawie NIP), a nie do osoby fizycznej, co czyni ją idealnym rozwiązaniem do automatycznego podpisywania faktur, umów czy korespondencji w systemach księgowych.
W przeciwieństwie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego (przypisanego do osoby), pieczęć nie wymaga osobistego udziału pracownika przy każdym podpisie – może działać automatycznie. Poniżej znajdziesz kompletny przewodnik: gdzie kupić, jak to zrobić krok po kroku i ile to kosztuje.
Gdzie kupić kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?
Tylko kwalifikowani dostawcy usług zaufania (wpisani na listę Narodowego Centrum Certyfikacji i zgodni z rozporządzeniem eIDAS) mogą wydawać ważne pieczęcie. W Polsce główni dostawcy to:
- Certum (Asseco Data Systems) → sklep.certum.pl – największy i najpopularniejszy, oferuje pieczęcie na karcie oraz mobilne (SimplySign).
- KIR (Szafir) → elektronicznypodpis.pl – mobilna pieczęć mSzafir, bardzo wygodna do KSeF.
- EuroCert → eurocert.pl lub sklep.eurocert.pl – szeroka oferta, w tym pieczęcie w chmurze i z wideoweryfikacją.
- Sigillum → sigillum.pl – często polecany w punktach partnerskich.
- CenCert → cencert.pl – mniejsza skala, ale również kwalifikowany.
Listę wszystkich aktualnych kwalifikowanych dostawców znajdziesz na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji (nce.gov.pl) lub w unijnej liście zaufanych (Trusted List UE).
Krok po kroku: Jak uzyskać kwalifikowaną pieczęć elektroniczną?
Proces jest w pełni lub częściowo online i trwa zwykle od kilku godzin do kilku dni.
- Wybierz dostawcę i wariant pieczęci
- Mobilna/chmurowa (np. SimplySign, mSzafir, ECSigner) – najwygodniejsza do KSeF, działa na telefonie lub w przeglądarce, bez dodatkowego sprzętu.
- Na karcie kryptograficznej z czytnikiem – bardziej tradycyjna, wymaga sprzętu. Porównaj oferty na stronach dostawców – wiele ma kalkulatory cen i promocje do lutego 2026 (obniżki nawet o 45%).
- Złóż zamówienie online Wejdź na stronę dostawcy (np. sklep.certum.pl lub elektronicznypodpis.pl). Wybierz „kwalifikowana pieczęć elektroniczna”. Wypełnij formularz: dane firmy (NIP, REGON, KRS), dane osoby upoważnionej do odbioru (np. prezesa lub pełnomocnika) oraz dane kontaktowe.
- Zweryfikuj tożsamość
- Wideoweryfikacja (najczęściej) – rozmowa wideo z konsultantem (trwa kilka minut, potrzebny dowód osobisty).
- Wizyta w punkcie partnerskim (np. urzędy pocztowe, punkty rejestracji) – jeśli nie chcesz wideorozmowy. Dla spółek wymagane jest potwierdzenie uprawnień osoby zamawiającej (np. aktualny odpis z KRS).
- Opłać zamówienie Płatność online (przelew, karta). Po opłaceniu dostawca aktywuje certyfikat.
- Odbierz i aktywuj pieczęć
- Mobilna: pobierz aplikację (SimplySign, mSzafir) i aktywuj certyfikat kodem SMS/e-mailem.
- Na karcie: otrzymasz przesyłkę z kartą i czytnikiem, zainstaluj oprogramowanie (np. proCertum CardManager). Pieczęć jest gotowa do użycia – możesz ją od razu przetestować w KSeF.
Ile to kosztuje?
Ceny w 2026 roku zależą od dostawcy, okresu ważności i wariantu. Orientacyjne kwoty netto (stan na styczeń 2026, z uwzględnieniem promocji):
- 1 rok: 699–1200 zł
- 2 lata: 1200–1600 zł
- 3 lata: ok. 1600–2050 zł
Dodatkowo:
- Mobilna/chmurowa – zwykle tańsza i bez kosztów sprzętu.
- Z czytnikiem i kartą – +200–400 zł za sprzęt.
- Znaczniki czasu (do masowego pieczętowania) – często w pakiecie lub dodatkowo ok. 0,10–0,20 zł/szt.
Warto szukać promocji – wiele firm oferuje obniżki przed pełnym wdrożeniem KSeF (luty 2026).
Na co zwrócić uwagę?
- Pieczęć musi zawierać NIP firmy, aby działała w KSeF.
- Ważność certyfikatu: 1–3 lata, potem odnawianie (tańsze niż nowe).
- Bezpieczeństwo: przechowuj dane aktywacyjne w bezpiecznym miejscu.
- Wsparcie: wszyscy dostawcy oferują pomoc techniczną i instrukcje do integracji z KSeF.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to inwestycja, która znacząco ułatwia życie firmom w erze cyfryzacji. Jeśli prowadzisz spółkę z o.o. i przygotowujesz się do KSeF, zacznij od wyboru dostawcy – proces jest prosty i w większości przypadków w pełni zdalny. Powodzenia!