🔹 Введение

Каждый работодатель, нанимающий работника по трудовому договору (или договору, подлежащему взносам), обязан делать уведомления в Учреждение социального страхования (ZUS) и налоговую инспекцию и поддерживать соответствующую документацию. Несоблюдение этих обязательств может повлечь за собой финансовые штрафы и проверки со стороны государственных учреждений.
 

🔸 1. Правовая основа

• Трудовой кодекс
• Закон о системе социального страхования
• Закон о подоходном налоге с физических лиц (PIT)
• Регламенты Министерства финансов и ZUS – относительно форм и сроков

🔸 2. Обязанности перед ZUS – пошагово 

✅ 1. Регистрация плательщика взносов – ZUS ZFA

Если компания нанимает работника впервые, она должна зарегистрироваться как плательщик взносов:

• в течение 7 дней с даты трудоустройства первого лица,
• форма: ZUS ZFA (компания) + ZUS ZPA (физическое лицо как плательщик).

✅ 2. Регистрация работника – ZUS ZUA или ZZA

Регистрация должна быть выполнена до даты начала работы.
Трудовой договор - ZUS ZUA - полное страхование (пенсия, инвалидность, болезнь, несчастный случай)
Договор подряда (физическое лицо без другого титула на страхование) - ZUS ZUA - как выше
Договор подряда (физическое лицо, работающее где-то еще на полную ставку) - ZUS ZZA - только медицинское страхование
 
📌 Код титула страхования зависит от типа договора (например, 01 10 00 для трудового договора).
 

✅ 3. Ежемесячные отчеты – ZUS DRA и RCA/RZA

 ZUS DRA - до 20 числа месяца (до 15 числа для трудоустроенных сотрудников) - декларация по расчетам – общие взносы
ZUS RCA - до 20 числа месяца (до 15 числа для трудоустроенных сотрудников) - индивидуальный отчет по взносам на сотрудников
ZUS RZA - если лицо не подлежит всем видам страхования - например, только медицинскому страхованию 
 

✅ 4. Аннулирование регистрации – ZUS ZWUA

 В случае прекращения договора:

• сотрудник должен быть аннулирован в течение 7 дней,
• форма: ZUS ZWUA,
• дата прекращения страхования и причина аннулирования должны быть указаны.

🔸 3. Обязанности перед налоговой инспекцией (US) 

✅ 1. Регистрация в качестве плательщика PIT – NIP-8

Если работодатель ранее не был плательщиком авансов по PIT:

• он должен зарегистрироваться, заполнив форму NIP-8,
• в течение 7 дней с момента трудоустройства работника.

 📌 Это относится к обновлению поля NIP-8 с датой первого трудоустройства.
 

✅ 2. Ежемесячные авансы по PIT – PIT-4

Работодатель является плательщиком авансов по PIT за работника:

• Расчет и удержание аванса по PIT - с каждой выплатой заработной платы
• Предоставление в US – PIT-4 - до 20 числа следующего месяца

✅ 3. Годовая налоговая информация – PIT-11 и PIT-4R

 PIT-11 - до конца февраля - для каждого сотрудника и в US
PIT-4R - до конца января - Консолидированная годовая декларация в US

📌 С 2023 года применяется только электронная форма – подача через e-Декларацию, PUE ZUS или шлюз ePUAP.
 

🔸 4. Дополнительные обязательства

• Регистрация для Планов накопления сотрудников (PPK) (если применимо) – в сроки, установленные законом,
• Информирование сотрудника о налоговых и взносных обязательствах (например, пункт PIT-2, выбор налогового резидентства),
• Хранение документов по регистрации и расчету – в течение 10 лет, в соответствии с архивным законодательством.

🔸 5. Последствия за неисполнение обязательств

• Несвоевременное уведомление ZUS или US - Штраф до 5000 PLN (налоговый уголовный кодекс)
• Поздняя уплата взносов - Законные проценты + блокировка средств из PUE ZUS
• Несвоевременная подача годовой декларации (PIT-11) - Штраф + налоговая обязательство

📚 Правовая основа 

• Трудовой кодекс, ст. 94
• Закон о системе социального страхования
• Закон о подоходном налоге с физических лиц
• Регламенты Министерства финансов и ZUS относительно форм и уведомлений