🔹 Вступ
Кожен роботодавець, який наймає працівника за трудовим договором (або договором, що підлягає внескам), зобов’язаний зробити повідомлення до Закладу соціального страхування (ZUS) та податкової служби та вести відповідну документацію. Невиконання цих зобов’язань може призвести до фінансових штрафів та перевірок державними установами.
🔸 1. Правова основа
- Кодекс праці
- Закон про систему соціального страхування
- Закон про податок на доходи фізичних осіб (ПДФО)
- Регламенти Міністерства фінансів та ZUS – щодо форм та термінів
🔸 2. Обов’язки перед ZUS – покроково
✅ 1. Реєстрація платника внесків – ZUS ZFA
Якщо компанія наймає працівника вперше, вона повинна зареєструватися як платник внесків:
- протягом 7 днів з дати найму першої особи,
- формуляр: ZUS ZFA (компанія) + ZUS ZPA (фізична особа як платник).
✅ 2. Реєстрація працівника – ZUS ZUA або ZZA
Реєстрація повинна бути виконана до дати початку роботи.
Трудовий договір - ZUS ZUA - повне страхування (пенсійне, інвалідність, хвороба, нещасний випадок)
Договір на виконання робіт (фізична особа без іншого права на страхування) - ZUS ZUA - як вище
Договір на виконання робіт (фізична особа, що працює інде на повний день) - ZUS ZZA - тільки медичне страхування
📌 Код категорії страхування залежить від типу договору (наприклад, 01 10 00 для трудового договору).
✅ 3. Щомісячні звіти – ZUS DRA та RCA/RZA
ZUS DRA - до 20 числа місяця (до 15 для працевлаштованих працівників) - декларація розрахунків – загальні внески
ZUS RCA - до 20 числа місяця (до 15 для працевлаштованих працівників) - індивідуальний звіт по внесках працівників
ZUS RZA - якщо особа не підлягає всім видам страхування - наприклад, тільки медичному страхуванню
✅ 4. Відкликання – ZUS ZWUA
У випадку розірвання договору:
- працівника потрібно відкрити в реєстрації протягом 7 днів,
- формуляр: ZUS ZWUA,
- дата припинення страхування та причина відкликання повинні бути вказані.
🔸 3. Обов’язки перед податковою службою (US)
✅ 1. Реєстрація як платника ПДФО – NIP-8
Якщо роботодавець раніше не був платником авансів ПДФО:
- йому потрібно зареєструватися за формою NIP-8,
- протягом 7 днів з моменту працевлаштування працівника.
📌 Це стосується оновлення поля NIP-8 з датою першого працевлаштування.
✅ 2. Щомісячні аванси ПДФО – PIT-4
Роботодавець є платником авансів ПДФО для працівника:
- Розрахунок та утримання авансу ПДФО - з кожною виплатою зарплати
- Подання до US – PIT-4 - до 20 числа наступного місяця
✅ 3. Щорічна податкова інформація – PIT-11 та PIT-4R
PIT-11 - до кінця лютого - для кожного працівника і до US
PIT-4R - до кінця січня - консолідована річна декларація до US
📌 З 2023 року застосовується тільки електронна форма – подання через e-Deklarację, PUE ZUS або шлюз ePUAP.
🔸 4. Додаткові зобов’язання
- Реєстрація для Планів капіталізації працівників (PPK) (якщо застосовно) – у строки, встановлені законом,
- Інформування працівника про податкові та внескові зобов’язання (наприклад, пункт PIT-2, вибір податкової резиденції),
- Ведення реєстраційних та розрахункових документів – протягом 10 років, відповідно до архівного законодавства.
🔸 5. Наслідки за ненадання зобов’язань
- Недостатнє повідомлення ZUS або US - Штраф до 5,000 PLN (податковий кримінальний кодекс)
- Запізніла сплата внесків - Законна відсоткова ставка + блокування коштів з PUE ZUS
- Відсутність подання річної декларації (PIT-11) - Штраф + податкова відповідальність
📚 Правова основа
- Кодекс праці, ст. 94
- Закон про систему соціального страхування
- Закон про податок на доходи фізичних осіб
- Регламенти Міністерства фінансів та ZUS щодо форм та повідомлень