Wstęp
W jednoosobowych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością częstą praktyką jest udzielanie spółce pożyczek przez jedynego wspólnika. Tego rodzaju transakcje są korzystne podatkowo (zwolnienie z PCC), ale podlegają szczególnym regułom reprezentacji oraz formy prawnej wynikającym z Kodeksu spółek handlowych (KSH). Nieprawidłowe zawarcie umowy może prowadzić do jej nieważności. Niniejszy artykuł wyjaśnia, jak prawidłowo zawrzeć umowę pożyczki od jedynego wspólnika będącego jednocześnie członkiem zarządu.
Podstawa prawna
Kluczowe regulacje zawiera art. 210 KSH:
- § 1 – dotyczy sytuacji, gdy wspólnik jest członkiem zarządu wieloosobowego (lub gdy działa w imieniu spółki inny organ). W takich przypadkach czynność prawna z tym wspólnikiem wymaga reprezentacji spółki przez radę nadzorczą (jeśli istnieje) albo przez pełnomocnika powołanego uchwałą wspólników.
- § 2 – stanowi lex specialis dla jednoosobowej spółki, w której jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu (lub gdy zarząd jest jednoosobowy i pełni go ten wspólnik). Wówczas czynność prawna między wspólnikiem a spółką wymaga formy aktu notarialnego pod rygorem nieważności.
Przepis ten ma na celu zapewnienie kontroli nad transakcjami, w których występuje konflikt interesów (ta sama osoba działa po obu stronach).
Typowa sytuacja: jedyny wspólnik = jedyny członek zarządu
W większości jednoosobowych spółek z o.o. jedyny wspólnik pełni jednocześnie funkcję prezesa zarządu (zarząd jednoosobowy).
W takim przypadku:
- Umowę pożyczki zawiera się w formie aktu notarialnego.
- Jedyny wspólnik podpisuje umowę po obu stronach:
- jako pożyczkodawca (w imieniu własnym),
- jako reprezentant spółki (prezes zarządu).
- Nie jest wymagane ani możliwe powołanie pełnomocnika ani angażowanie rady nadzorczej – art. 210 § 2 KSH wyłącza mechanizm z § 1.
- Notariusz ma obowiązek zawiadomić sąd rejestrowy o dokonaniu czynności prawnej (art. 210 § 3 KSH). Zawiadomienie to nie wymaga wpisu do KRS, lecz jedynie informację.
Uwaga: Zwykła forma pisemna jest niewystarczająca – umowa zawarta bez aktu notarialnego jest nieważna.
Kiedy możliwe jest powołanie pełnomocnika?
Powołanie pełnomocnika jest dopuszczalne tylko w sytuacjach odbiegających od klasycznej jednoosobowej spółki:
- Zarząd jest wieloosobowy, a pożyczkodawcą jest jeden z członków zarządu (nawet jeśli posiada 100% udziałów).
- Wówczas stosuje się art. 210 § 1 KSH – spółkę reprezentuje pełnomocnik powołany uchwałą wspólników (w jednoosobowej spółce uchwałę podejmuje sam wspólnik) lub rada nadzorcza (jeśli została ustanowiona).
- Umowa może być wówczas zawarta w zwykłej formie pisemnej (nie wymaga aktu notarialnego).
W czystej jednoosobowej spółce z zarządem jednoosobowym pełnomocnik nie jest rozwiązaniem – obligatoryjna jest forma aktu notarialnego.
Aspekty podatkowe i praktyczne
- Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC): Pożyczka udzielona spółce przez wspólnika posiadającego co najmniej 25% udziałów (a w jednoosobowej spółce – 100%) jest zwolniona z PCC na podstawie art. 9 pkt 10 lit. b) ustawy o PCC.
- Koszty notarialne: Taksa notarialna zależy od kwoty pożyczki (maksymalna stawka to 1/2 minimalnego wynagrodzenia + VAT za każdą rozpoczętą stronę aktu). Warto porównać oferty notariuszy.
- Dokumentacja: Zalecamy dołączenie do umowy harmonogramu spłat oraz określenie oprocentowania (jeśli jest). Brak oprocentowania może rodzić wątpliwości co do odpłatności pożyczki.
Rekomendacje dla klientów
- W razie wątpliwości co do składu zarządu – sprawdź aktualny odpis KRS.
- Zawsze wybieraj formę aktu notarialnego w typowej jednoosobowej spółce – eliminuje ryzyko nieważności.
- Skonsultuj się z biurem rachunkowym w zakresie rozliczenia odsetek (przychód/koszt podatkowy) oraz ewentualnego thin capitalization (ograniczenie kosztów odsetek).
- Dokumentuj wszystkie transakcje z wspólnikiem – ułatwia to kontrole podatkowe i ewentualne przekształcenia spółki.
Podsumowanie
Umowa pożyczki od jedynego wspólnika w jednoosobowej spółce z o.o. jest prostą i korzystną formą finansowania, pod warunkiem zachowania wymogów art. 210 KSH. W najczęstszej konfiguracji (jedyny wspólnik = jedyny prezes) wystarczy akt notarialny z podpisem tej samej osoby po obu stronach. Unikanie tej formy grozi nieważnością umowy.
W razie bardziej złożonych struktur zarządu (wieloosobowy zarząd, rada nadzorcza) – rozważ powołanie pełnomocnika.
Źródła:
- Ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (tekst jednolity Dz.U. z 2024 r. poz. 1044 ze zm.)
- Ustawa z dnia 9 września 2000 r. o podatku od czynności cywilnoprawnych
W przypadku zmian legislacyjnych prosimy o kontakt z biurem w celu aktualizacji wiedzy.