Procedura VAT-REF umożliwia polskim przedsiębiorcom odzyskanie podatku VAT zapłaconego w innych krajach Unii Europejskiej za wydatki związane z działalnością gospodarczą.
Uwaga: procedura nie dotyczy VAT zapłaconego w Polsce – ten odliczany jest w standardowej deklaracji VAT.
VAT-REF przeznaczona jest dla podatników VAT zarejestrowanych w Polsce, którzy ponieśli koszty w innym państwie członkowskim UE, bez posiadania tam siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności.
Kto może skorzystać z VAT-REF?
Z prawa do zwrotu mogą skorzystać firmy, które spełniają wszystkie poniższe warunki:
- są aktywnymi podatnikami VAT w Polsce,
- nie posiadają siedziby, stałego miejsca prowadzenia działalności ani miejsca zamieszkania w kraju UE, w którym dokonano zakupu,
- nie prowadzą wyłącznie sprzedaży zwolnionej z VAT ani nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego (obrót poniżej 200 000 zł rocznie),
- poniesione wydatki są związane z działalnością opodatkowaną VAT w Polsce.
Nie kwalifikują się podmioty prowadzące wyłącznie działalność zwolnioną z VAT.
Jakie wydatki podlegają zwrotowi?
Zwrot VAT może obejmować m.in.:
- paliwo,
- wynajem środków transportu,
- opłaty drogowe i inne koszty transportowe,
- przejazdy taksówkami, transport publiczny,
- noclegi,
- wyżywienie i usługi restauracyjne,
- opłaty za udział w targach i wystawach,
- narzędzia, części, naprawy, materiały biurowe,
- wydatki luksusowe, reprezentacyjne i rozrywkowe (w zależności od regulacji kraju).
Każdy wydatek musi być udokumentowany fakturą lub dokumentem importowym.
Szczegółowe listy wydatków kwalifikowanych różnią się w zależności od kraju – należy sprawdzić je na ec.europa.eu lub podatki.gov.pl.
Minimalne kwoty zwrotu
- min. 400 EUR – przy wniosku obejmującym co najmniej 3 miesiące,
- min. 50 EUR – przy wniosku rocznym lub za okres krótszy niż ostatnie 3 miesiące roku.
Procedura krok po kroku
- Sprawdź warunki i dokumenty – upewnij się, że firma spełnia kryteria i posiada faktury z VAT z innego kraju UE.
- Ustal właściwy urząd skarbowy – w zależności od formy prawnej (JD, spółka, duży podatnik, podmiot zagraniczny).
- Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy) – wymagane jest PPS-1 dla każdego wniosku. UPL-1 nie obowiązuje.
- Wypełnij formularz VAT-REF – dostępny na podatki.gov.pl w sekcji e-Deklaracje VAT. Wymagane dane obejmują m.in. NIP, dane firmy, kraj zwrotu, okres, kody działalności, dane faktur i konto bankowe.
- Dołącz załączniki – skany faktur (PDF/TIFF/JPEG, 200 dpi, max 5 MB, ZIP), gdy wymagane.
- Złóż wniosek elektronicznie:
- przez e-Deklaracje – z podpisem kwalifikowanym lub danymi autoryzującymi (UPO i numer referencyjny w 72 h),
- lub przez e-Urząd Skarbowy – jako pismo ogólne z załączonym formularzem.
Urząd skarbowy ma 15 dni na weryfikację i przekazanie wniosku do kraju UE.
- Oczekuj na decyzję – państwo członkowskie UE ma 4–8 miesięcy na rozpatrzenie i ewentualne wezwanie do uzupełnienia. Zwrot trafia na konto wskazane we wniosku.
Terminy
- Ostateczny termin złożenia wniosku: 30 września roku następującego po roku podatkowym.
- Termin jest nieprzekraczalny.
Koszty
- Złożenie wniosku jest bezpłatne – brak opłaty skarbowej.
Podsumowanie
Procedura VAT-REF to istotne narzędzie dla polskich przedsiębiorców ponoszących koszty w innych państwach UE. Aby uzyskać zwrot VAT, należy złożyć poprawnie wypełniony wniosek wraz z wymaganymi dokumentami w ustawowym terminie.