Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to standardowy format plików XML, w którym podatnicy przekazują dane księgowe i podatkowe do Ministerstwa Finansów. W niektórych przypadkach (np. JPK na żądanie urzędu, starsze wersje lub specyficzne struktury) wymagane jest podpisanie pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym przed wysyłką. Certum jest jednym z zaufanych dostawców certyfikatów kwalifikowanych w Polsce, a program proCertum SmartSign umożliwia wygodne podpisanie plików XML w wymaganym formacie XAdES. 

Poniższa instrukcja opisuje krok po kroku proces konfiguracji i podpisywania pliku JPK, opierając się na zaleceniach producenta (Certum) oraz wytycznych Ministerstwa Finansów. 

Wymagania wstępne

• Ważny kwalifikowany certyfikat elektroniczny wydany przez Certum (na karcie kryptograficznej, tokenie USB lub w chmurze SimplySign).
• Czytnik karty kryptograficznej (jeśli używasz karty).
• Zainstalowany program proCertum SmartSign – pobierz najnowszą wersję ze strony certum.pl lub pomoc.certum.pl.
• Przygotowany plik JPK w formacie XML (wygenerowany z programu księgowego lub aplikacji Ministerstwa Finansów).

Krok 1: Konfiguracja ustawień podpisu w proCertum SmartSign

Przed pierwszym podpisaniem pliku JPK skonfiguruj program, aby podpis był zgodny z wymaganiami Ministerstwa Finansów (format XAdES wewnętrzny/enveloped).

1. Uruchom program proCertum SmartSign.
2. Przejdź do menu Ustawienia → sekcja Podpis.
3. Ustaw następujące parametry:
   • Format podpisu: XAdES
   • Typ podpisu: Podpis wewnętrzny
   • Funkcja skrótu: SHA-256
   • Wariant podpisu: Nie dołączaj dodatkowych informacji (BES)
4. Zaawansowane opcje podpisu XAdES:
   • Zaznacz: Twórz podpis dołączony (Enveloped), gdy podpisywany jest dokument XML podpisem wewnętrznym XAdES
   • Zaznacz: Twórz podpis na potrzeby JPK (ta opcja jest kluczowa dla plików JPK)
   • Opcjonalnie: Zaznacz Sprawdzaj ważność certyfikatu online przed rozpoczęciem podpisywania.

Te ustawienia zapewniają, że podpis będzie wewnętrzny (enveloped), a podpisany plik zachowa rozszerzenie .xml i będzie akceptowany przez systemy Ministerstwa Finansów.
 

Krok 2: Podpisanie pliku JPK XML

1. W programie proCertum SmartSign przejdź do zakładki Podpisywanie.
2. Kliknij przycisk Dodaj plik i wybierz przygotowany plik JPK w formacie .xml.
3. Plik pojawi się na liście. Kliknij przycisk Podpisz (lub Podpisz wszystkie jeśli jest więcej plików).
4. Wybierz odpowiedni certyfikat kwalifikowany (powinien być widoczny po włożeniu karty/tokena lub aktywacji w chmurze).
5. Wprowadź PIN do certyfikatu.
6. Potwierdź operację. Program utworzy podpisany plik (zazwyczaj z tym samym rozszerzeniem .xml lub .xades – zależnie od kontekstu).

Po podpisaniu sprawdź status w programie – powinien wyświetlić informację o poprawnym złożeniu podpisu kwalifikowanego.
 

Krok 3: Weryfikacja podpisu (opcjonalnie)

Przed wysyłką warto zweryfikować podpis:

• W proCertum SmartSign przejdź do zakładki Weryfikacja.
• Dodaj podpisany plik i sprawdź wynik.

Możesz też użyć narzędzi online Ministerstwa Finansów lub strony Certum do weryfikacji.
 

Częste problemy i uwagi

• Jeśli podpis nie przechodzi walidacji: sprawdź, czy zaznaczono opcję „Twórz podpis na potrzeby JPK” oraz enveloped.
• Podpis kwalifikowany musi być wystawiony na osobę uprawnioną do reprezentacji podatnika.
• W przypadku JPK_V7M/K często wystarczy podpis danymi autoryzującymi (kwota przychodu z poprzedniej deklaracji) – podpis kwalifikowany jest opcjonalny lub wymagany tylko w specyficznych sytuacjach.
• Aktualizuj program SmartSign do najnowszej wersji, aby uniknąć problemów z kompatybilnością.

Dzięki tym krokom plik JPK zostanie prawidłowo podpisany i gotowy do bezpiecznej wysyłki. W razie wątpliwości skorzystaj z pomocy technicznej Certum lub infolinii Ministerstwa Finansów. Powodzenia!