🔹 Wprowadzenie

 Prawidłowe określenie terminu wypłaty wynagrodzenia to obowiązek każdego pracodawcy. Nieprzestrzeganie przepisów w tym zakresie może skutkować karami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, roszczeniami pracownika, a także utratą zaufania w relacjach zawodowych. W artykule opisujemy, kiedy należy wypłacać pensje oraz jakie są granice elastyczności w tym zakresie.
 

🔸 1. Termin wypłaty wynagrodzenia – co mówi Kodeks pracy?

Zgodnie z art. 85 § 1 i 2 Kodeksu pracy:

• Wynagrodzenie za pracę powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym i z góry ustalonym terminie.
• Jeśli jest wypłacane raz w miesiącu, musi to nastąpić nie później niż do 10. dnia następnego miesiąca kalendarzowego po miesiącu, za który przysługuje.

🔸 2. Czy termin wypłaty można ustalić później niż 10. dnia miesiąca?

Nie. Pracodawca nie może ustalić terminu wypłaty wynagrodzenia późniejszego niż 10. dzień miesiąca. Takie postanowienie w umowie lub regulaminie jest nieważne z mocy prawa (zgodnie z art. 18 § 2 KP), a w jego miejsce stosuje się przepis ustawowy.
 

🔸 3. Ustalenie wcześniejszego terminu

✅ Pracodawca ma pełną swobodę w ustaleniu wcześniejszego terminu wypłaty (np. 1., 5., czy 7. dzień miesiąca), pod warunkiem, że:

• jest to termin stały (np. „każdego 5. dnia miesiąca”),
• jest zapisany w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym.

🔸 4. Forma określenia terminu wypłaty

Wynagrodzenie może być wypłacane:

• do konkretnego dnia miesiąca (np. „do 5. dnia każdego miesiąca”),
• lub w konkretnym dniu miesiąca (np. „5. dnia każdego miesiąca”).

📌 Zaleca się stosowanie określenia: „do X dnia miesiąca” – daje to pracodawcy większą elastyczność, bez naruszania prawa.
 

🔸 5. Obowiązki dokumentacyjne

Termin wypłaty powinien być jasno określony:

• w umowie o pracę (art. 29 § 1 pkt 5 KP),
• lub w regulaminie wynagradzania, jeśli jest wymagany (firma zatrudnia co najmniej 50 osób).

🔸 7. Sankcje za naruszenie przepisów

Pracodawca, który:

• nie wypłaca wynagrodzenia w terminie,
• ustala niezgodny z prawem termin wypłaty,

może podlegać grzywnie w wysokości od 1 000 zł do 30 000 zł (art. 282 § 1 pkt 1 KP), a także kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.
 

📚 Podstawa prawna

• Kodeks pracy:
  • art. 85 – termin wypłaty wynagrodzenia,
  • art. 29 – obowiązkowe elementy umowy o pracę,
  • art. 18 – nieważność postanowień niekorzystnych dla pracownika,
  • art. 282 – odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

✏️ Podsumowanie

 Termin wypłaty wynagrodzenia musi być:

• ustalony z góry, w sposób stały i przewidywalny,
• nie później niż 10. dnia miesiąca,
• określony w umowie lub regulaminie.

Każde naruszenie tych zasad może skutkować odpowiedzialnością pracodawcy. Zalecamy stosowanie zapisów typu: „Wynagrodzenie wypłacane będzie do 5. dnia każdego miesiąca”.