Napiwki w gastronomii w Polsce – jak je rozliczać i ewidencjonować

1. Formy przekazywania napiwków

Klient przekazuje bezpośrednio pracownikowi.
Najczęściej nie trafia przez kasę fiskalną ani konto pracodawcy.
W praktyce uznawany za przychód pracownika, ale organy podatkowe traktują różnie:
- jeśli napiwek nie jest regulowany regulaminem i pracodawca nie ma nad nim kontroli → nie stanowi przychodu pracodawcy, tylko prywatny przychód pracownika.
- jeśli napiwki są zarządzane przez firmę (np. wspólna pula, dzielenie według grafiku), wtedy przychód powstaje u pracodawcy, a następnie wydanie go pracownikowi to element wynagrodzenia.

Trafia na konto restauracji razem z płatnością za usługę.
Zawsze stanowi przychód przedsiębiorcy, ponieważ pieniądze formalnie wpływają na konto firmy.
Rozliczenie wobec pracowników to element listy płac (opodatkowany i oskładkowany jak wynagrodzenie).

Zbierany w lokalu, a następnie dzielony między pracowników.
Organy podatkowe zwykle uznają, że jest to przychód pracowników, ale jeśli właściciel decyduje o podziale, może zostać zakwalifikowany jako przychód firmy.

Scenariusz A – napiwek gotówkowy bezpośrednio dla kelnera
- Pracodawca nie ewidencjonuje.
- Pracownik powinien sam rozliczyć w PIT jako „inne źródła przychodów” (art. 20 ust. 1 ustawy o PIT).
- W praktyce rzadko się to dzieje, ale to formalny obowiązek.
Scenariusz B – napiwek wpływa do kasy firmy (np. płatność kartą)
- Firma ujmuje w przychodach.
- Następnie wypłaca pracownikowi jako część pensji lub premii.
- Wymaga doliczenia podatku dochodowego (PIT-4) i składek ZUS.
- Scenariusz C – wspólna pula napiwków
- Jeśli pracownicy sami dzielą między sobą (bez udziału pracodawcy) → ich osobisty przychód.
- Jeśli dzieli pracodawca → przychód firmy + element listy płac.

Napiwki gotówkowe bez kontroli pracodawcy → brak obowiązku ewidencji w księgach firmy.
Napiwki przez terminal → ujęcie w PKPiR jako przychód ze sprzedaży.
Rozdzielenie dla pracowników → księgowane jako koszt wynagrodzeń (konto 40x / 23x w pełnej księgowości).

Ustal jasny regulamin – określ, czy napiwki są własnością pracownika, czy firmy.
Przy napiwkach kartowych – zawsze traktować jako przychód firmy i rozliczać na liście płac.
Przy napiwkach gotówkowych – pamiętać, że formalnie pracownik ma obowiązek wykazać je w PIT, choć praktyka rynkowa jest inna.
Dobrze prowadzić dokumentację – np. notatka służbowa o sposobie dzielenia napiwków, aby uniknąć sporów z fiskusem.
Komunikacja z pracownikami – wyjaśnić im, że przy napiwkach kartowych część „tipu” przechodzi przez system podatkowo-księgowy.

Jeśli napiwek wpłynął na konto firmy jako część płatności kartą, formalnie jest to przychód firmy i organy podatkowe oczekują ewidencji tego przychodu oraz prawidłowego ujęcia przy wypłacie dla pracownika (PIT i składki).
W praktyce fiskus i doradcy podatkowi coraz częściej podkreślają, że napiwki bezgotówkowe (karta) nie są „prywatną” własnością kelnera dopóki nie zostały wyodrębnione z obrotu firmy i rozliczone zgodnie z regulacjami. To znaczy — jeśli przechodzą przez terminal → powinny być rozliczone przez pracodawcę.
Próba: wypłacić z kasy (gotówką) i „zwrócić sobie” potem przelewem z konta firmy jako koszt → wygląda na próbę ominięcia obowiązków podatkowych i może zostać zakwestionowana przez US jako nieprawidłowe wyprowadzenie środków / ukrywanie przychodu.

Napiwki kartowe → firma → rozliczenie payroll (preferowane)
1. Zaksięgowujesz wpływ jako przychód ze sprzedaży (terminal).
2. Tworzysz w firmie politykę (regulamin) dotyczącą napiwków: czy są one częścią wynagrodzenia, czy trafiają do wspólnej puli i jak się je dzieli.
3. Wypłacasz je pracownikom jako „premię”/dodatek na liście płac; naliczasz PIT i składki ZUS zgodnie z przepisami.
Wspólna pula (cash pooling) z dokumentacją
1. Terminalowe napiwki wpływają na konto firmy → wpływ ewidencjonujesz. Pieniądze wpłacasz do „puli napiwków”, prowadzisz ewidencję kto ile dostał (np. według godzin/grafików).
2. Co miesiąc rozliczasz tę pulę przez payroll, albo wystawiasz wewnętrzne dokumenty potwierdzające przydział (rozliczenie jako przychód pracownika).
Model hybrydowy: część netto wypłacana „od ręki”, reszta przez payroll — tylko jeżeli masz bardzo jasne, udokumentowane i akceptowane przez podatki zasady; w praktyce nadal musisz rozliczyć podatkowo większość. (Zalecane: konsultacja z doradcą podatkowym i spisanie regulaminu).

Napiwkowi jako takiemu VAT zwykle nie jest naliczany dodatkowo (VAT dotyczy usługi/posiłku), ale sposób ujęcia napiwków w dokumentacji sprzedaży może wymagać wyjaśnień w razie kontroli. Jeśli napiwki są tylko przekazywane pracownikom i nie zwiększają wartości sprzedaży firmy (tj. są wydzielone), to kwestia VAT jest mniej zasadnicza — najważniejsze są PIT i ZUS. Jednak gdy napiwki trafiają na konto firmy i firma je wypłaca, fiskus oczekuje pełnej przejrzystości.

Zakwestionowanie jako nieudokumentowane wypłaty → korekty podatkowe, odsetki, kary.
Ryzyko odpowiedzialności pracodawcy jako płatnika (brak pobranych zaliczek, brak składek).

Wprowadź prosty regulamin napiwków (kto i według jakich zasad dzieli, jak ewidencjonujemy wpłaty kartowe i wypłaty).
Przy napiwkach kartowych: traktuj je jako obroty firmy i rozliczaj przez payroll (najprostsze i najmniej ryzykowne).
Dokumentuj wszystko (raporty terminala, lista podziału, decyzja pracodawcy).
Jeśli chcesz minimalizować obciążenia pracownika (np. by to byli pracownicy z mniejszymi netto-odliczeniami), rozważ strukturę premiowania lub dodatkowych benefitów, ale rób to przez kadry/płace i doradcę podatkowego.

📌 Podsumowanie:

Jeśli pieniądze przechodzą przez firmę → podatek i ZUS.
Jeśli klient wręcza napiwek prywatnie pracownikowi → teoretycznie obowiązek w PIT pracownika, ale poza kontrolą firmy.
Najbezpieczniejsza praktyka: regulamin + pełna transparentność księgowa przy napiwkach kartowych.